Unabhängig von Ort und Zeit – smarte Datenerfassung per Fingertipp

Heutige Arbeitsprozesse verlangen nach Flexibilität und Effizienz. Die neusten Innovationen von Abacus erlauben es daher, wichtige Arbeitsschritte direkt vor Ort zu erfassen. Sie ermöglichen mobiles Arbeiten unabhängig von Raum und Zeit.

Tablets und Smartphones haben den Schritt in die privaten Haushalte erfolgreich bewältigt und die Art des Medienkonsums nachhaltig verändert. Nun geht Abacus daran, diese Entwicklung auch in den Geschäftsalltag zu tragen.

AbaTrak – organisieren leicht gemacht
AbaTrak ist kostenlos im App-Store erhältlich. Die App hilft, den Tagesablauf zu lokalisieren und sie zeichnet die Standorte des Benutzers und deren Verlauf auf. AbaTrak erlaubt es, diese Standortinformationen per Fingertipp mit Adressen, Leistungen, Kunden, Aktivitäten oder Projekten zu ergänzen. Auf individuellen Wunsch kann AbaTrak den ganzen Tagesablauf mit Standorten aufzeichnen oder die Smartphone-App kann jederzeit einfach ausgeschaltet werden, wenn keine Aufzeichnung gewünscht wird.

Die erfassten Aktivitäten wie Beratungen bei Kunden, Aussendienstbesuche oder Arbeitsstunden für Projekte können mit AbaTrak durch Fotos, Sprachnotizen, Filme oder Kommentare ergänzt werden. Anschliessend ist der Versand an definierte Empfänger und natürlich an die Abacus Business Software problemlos möglich. In jedem Fall bestimmen jedoch die Benutzenden, an wen sie die Informationen weitergeben möchten.

AbaClik – vereinfachte Administration
Mit dem ebenfalls kostenlosen AbaClik wird der Datenaustausch mit der Administration eines Unternehmens, der Buchhaltung oder auch dem Treuhänder vereinfacht: Fehlerquellen werden eliminiert und Rückfragen reduziert. Informationen aller Art können mit dem Smartphone per Foto und/oder Eingabe gesammelt, organisiert und an Empfänger verteilt werden. Egal ob privat oder geschäftlich, Benutzende bestimmen in AbaClik die Struktur, die Organisation und den Empfänger ihrer Daten. Mit AbaClik können Quittungen, Spesenbelege, Dokumente oder auch Aktivitäten wie «Anzahl gefahrener Kilometer» oder «Arbeitsstunden wie Beratungshonorare » mit wenigen Klicks erfasst werden. Die zusammengetragenen Informationen werden durch die Definition von eigenen Ordnern, Kategorien oder Projekten einfach und flexibel auf dem Handy organisiert und strukturiert.

AbaSmart – mehr Zeit für die Kernaufgabe
Tablet-Computer, wie beispielsweise das iPad von Apple oder die Surface-Reihe von Microsoft, werden im Rahmen der Business-Software zukünftig eine wichtige Funktion einnehmen. Verfügbar ab der Version 2012 bietet Abacus nun die Möglichkeit, mobile Geräte und deren Vorzüge direkt im Alltag zu nutzen. Von der Immobilienverwalterin bis zum Servicetechniker – wer vor Ort Leistungen erbringt, kann sich ein mühsames Notieren von Hand ersparen und seine Arbeitsschritte direkt ins Abacus-ERP einpflegen. Nebst einer gesteigerten Effizienz gewinnen Anwender auch eine höhere Rapportierungsgenauigkeit: «Welche Dienstleistungen habe ich beim Kunden nochmals erbracht?» – Eine Frage, die sich mit AbaSmart nicht mehr stellt. Um Leistungen und Aktivitäten einfach und effizient einzugeben, hat Abacus die Timeline entwickelt. Das Führen und Erstellen von Projektdokumentationen wird dadurch revolutioniert: Mängelberichte, Protokolle oder Baustellenbilder sind innert Sekunden auf dem entsprechenden Projekt hinterlegt und jederzeit abrufbar. Sprachnachrichten, Videos und Notizen können erfasst und direkt im entsprechenden Kundendossier abgespeichert werden.

Zudem erhalten Benutzer mobilen Zugriff auf sämtliche Auswertungen und Reports: Von der Bilanz bis hin zu den offenen Posten. Zukünftig ist es ausserdem möglich, ortsunabhängig Kreditorenbelege rechtsgültig zu visieren oder Ferien von Mitarbeitenden zu genehmigen. Eingesetzte Servicetechniker, Kundenberater und Aussendienstmitarbeitende profitieren von unterschiedlichsten Reports und vorgefertigten Management-Cockpits. Erbrachte Leistungen wie gearbeitete Stunden oder gefahrene Kilometer können direkt beim Kunden via Tablet rapportiert werden. Somit verkürzen sich die Aufwendungen für unproduktive Administrationstätigkeiten, der Fokus wird zurück zur Kernaufgabe gelenkt.

Integrierung mit der ERP-Software
Durch die Integrierung von AbaSmart mit der serverbasierten Abacus-ERP-Software und einer automatischen Daten-Synchronisation entfallen zukünftig lästige Doppelerfassungen. Fehlerquellen durch manuelle Eingaben gehören somit der Vergangenheit an. Die in AbaSmart eingetragenen Daten stehen in der ERP-Software jeweils unverzüglich für die Weiterverarbeitung zur Verfügung. Zu einer Umsetzung von AbaSmart gehört auch immer eine Analyse der bestehenden Abläufe und Prozesse. Die Chance, neue Strukturen einzubauen und Arbeitsschritte effizienter zu gestalten, ist einer der wesentlichen Vorzüge von AbaSmart und für viele Kunden ein Hauptargument, sich mit der mobilen Leistungserfassung auseinanderzusetzen.

Fazit
Die neuen Abacus-Tools steigern Ihre Effizienz, ermöglichen flexibles Arbeiten und bringen Ihnen somit direkten Mehrwert. Unsere erfahrenen Berater zeigen Ihnen gerne sämtliche Vorteile auf und analysieren mit Ihnen mögliches Optimierungspotenzial. Ziel einer Umsetzung ist immer, die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu steigern und brachliegendes Potenzial zu nutzen. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein vorteilhaftes Angebot, wenn Sie AbaSmart in Kombination mit einem Update auf die Abacus-Version 2014/2015 implementieren.

Für eine unverbindliche Standortbestimmung freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.