Stetige Updates bei ERP-Systemen – (k)ein Frust für KMU

ERP-Systeme sind aus der KMU-Welt nicht mehr wegzudenken. Sie sorgen mitunter aber auch für viel Frust, vor allem wenn die stetigen Updates nicht auf die Anwenderbedürfnisse eingehen. Als Goldpartner von Abacus unterstützt OBT die Kunden, so dass der Spagat zwischen den neusten Software-Entwicklungen und der Praktikabilität im Alltag nicht zu gross wird.

Für die Anwender besteht ein bezeichnender Zusammenhang zwischen der Anwenderzufriedenheit und dem Nutzen einer Enterprise-Resource-Planning-Lösung (ERP). Aus diesem Grund führen Beratungsunternehmen regelmässig Studien zur Zufriedenheit der Anwenderfirmen mit den eigenen ERP-Systemen durch. In einer aktuellen Studie schneiden die kleineren ERP-Anbieter besser ab als die grossen.

ERP-Systeme stellen heute ein zentrales und für die meisten KMU nicht mehr wegzudenkendes Instrument dar. Allerdings trifft man immer wieder auf Betriebe, die sich mit einem unzureichend ausgestatteten ERP herumschlagen. Zudem erhöhen die ausufernden individuellen Anpassungen die Realisierungskomplexität und bringen die Systeme an den Rand der Benutzbarkeit. Die Vielzahl der Sonderanpassungen ist kaum mehr zu überblicken. Die Folgen sind Aufschübe von wichtigen Updates/Upgrades, aus Angst von nachträglichem Fehlverhalten, oder ungewohnter Funktionalität.

Um sich im Anbieterdschungel für die richtige ERP-Wahl zu treffen, werden in der Regel Berater beauftragt, die mit strukturiertem Vorgehen und a s eine ideale Möglichkeit, mit professioneller, jedoch nicht partout immer neutraler Hilfe zu einer Systementscheidung zu kommen. Allerdings ist der Unternehmer über die Höhe der finanziellen Verpflichtung solcher Evaluationsprozesse oft überrascht respektive schockiert. Auch die interne Verbindlichkeit, während der Evaluationsphase eigene Personalressourcen bereit zu stellen, wird oft verkannt.

Durchwegs planen, steuern und optimieren
Der Begriff Enterprise-Resource-Planning (ERP) bedeutet längst nicht mehr nur die alte Kapazitätsbedarfsplanung. ERP-Software soll als zentralisierte Lösung alle Prozesse im Unternehmen abbilden und optimieren. Moderne Systeme behalten dabei sämtliche Ressourcen an Betriebsmitteln, Personal und Kapital im Blick und tauschen sich mit Buchhaltung und CRM ebenso aus wie mit der Forschung und Entwicklung.

Diese Begriffsbestimmung erläutert die Aufgabe eines ERP-Systems zwar sehr deutlich, zeigt dennoch unverschleiert auf, dass es sich bei Weitem nicht nur um eine Software handelt, die Rechnungen und Lieferscheine aufbereitet und ausdruckt oder nur Stücklisten erstellt und den Lagerbestand ausgibt. Um die nachhaltige Kontrolle einer ganzheitlichen, unternehmerischen Ressourcenplanung jederzeit abzubilden, sollten in einer ERP-Software folgende typische Funktionsbereiche vorhanden sein:

  • Finanz-, Debitoren-, Kreditoren-, Lohn- und Anlagen-Buchhaltung
  • Controlling
  • Stammdatenverwaltung
  • Verkauf und Marketing
  • Supply-Chain-Management (SCM):
    Beschaffung, Lagerhaltung und Disposition
  • Produktion bzw. Produktionsplanung und -steuerung
  • Bedarfsermittlung
  • Personalwirtschaft
  • Stücklisten
  • Produktdatenmanagement
  • Dokumentenmanagement
  • Forschung und Entwicklung

Die Art und Grösse des Unternehmens bestimmt die benötigten Bausteine. Der Kunde verkennt jedoch oft die Gefahr, sich an «hausgemachten» Tabellenkalkulationen und quer referenzierten Datenbanken zu orientieren. Ohne die Erfordernis dieser Varianten zu schmälern, muss man sich im Klaren sein, dass die benötigte und vernetzte Datenlogik sich so nicht abbilden lässt. So löst beispielsweise eine Bestellung beim Lieferanten in der Regel auf Seiten der Liquiditätsplanung eine sofortige Abhängigkeit aus. Im ERP geschieht diese Operation integrativ und zeitgleich zwischen den verschiedenen in Relation stehenden Modulen. In einer selbst konstruierten Datenstruktur müssen mehrere Quellen mit den erforderlichen Informationen abgefüllt werden. Die Eventualität von Fehlmanipulationen und manuellem Mehraufwand ist zwangsläufig gegeben.

Sinkende Zufriedenheit bei den Usern
Die Ergebnisse einer Studie der Beratungsfirma «i2c consulting» zeigen eine deutlich sinkende System-Zufriedenheit. Lag diese im 2013 noch bei einer Note von 4.08, landet die aktuelle Benotung bei lediglich 3.70. Die Bewertung der mitinvolvierten Softwarepartner stagniert in ähnlichem Ausmass.

Betrachtet man die Auswertung etwas genauer, stellt man fest, dass sich die Unzufriedenheit insbesondere bei den grossen Anbietern deutlicher manifestiert. Gleichwohl zeigt die Analyse, dass kleinere, vor allem regional agierende Software-Anbieter die motivierteren Kunden haben. Obschon die Bedürfnisse der Kunden und deren betriebsinterne Prozesse sich in den letzten Jahren beinahe exponentiell entwickelt haben, erwartet der Benutzer am Bildschirm keine extremen Innovationen oder futuristische Funktionalitäten. «Gehypte» Systeme sind zwar in aller Munde und in den Medien sehr präsent, aber der User möchte seinen Prozess, und möge dieser auch komplex sein, «ganz einfach» in seinem ERP umsetzen können.

Wir stellen fest, dass die Kundenzufriedenheit tatsächlich ein emotionaler Sachverhalt ist. OBT hat als langjähriger und erfahrener Software-Partner die unerlässlichen Notwendigkeiten der Kunden längst erkannt. Unser Ziel ist es stets, den Kunden-Unternehmenserfolg so zu maximieren, dass die Software auch ohne einen akademischen Titel bedient werden kann. Innovationsexplosion nützt nichts, wenn die Innovationszurückhaltung der Systemverantwortlichen immer grösser wird.

Stets die Kunden im Fokus
Unsere langjährigen Kunden, wie auch unsere neuen Auftraggeber erwarten von OBT strukturierte und bewährte Vorgehensweisen sowie eine unbürokratische Nähe zu uns und zu unserem Software-Partner Abacus. Dadurch entziehen wir uns keinesfalls dem Fortschritt, der Mobilität, der Digitalisierung, der Multi-Device-Technologie, den Webdiensten oder der Cloud. OBT erweitert die Funktionalität insofern, als dass das Anwenderunternehmen daraus einen wirtschaftlichen Nutzen ziehen kann und gleichzeitig den Anschluss zur Aktualität nicht verliert.

Während der Studie waren nur 20% aller Befragten bereit, sich zu einer Aktualisierung zu verpflichten. Diesbezüglich ein sehr bedeutender Aspekt ist die vertretbare Einhaltung der Releasefähigkeit während der Projektphase und zwar durch die Nähe zum «Standard». Das bedeutet keinesfalls, dass sich der Kunde mit starren Software-Gegebenheiten zufrieden geben muss. Wir von OBT zeigen Verfahren und Lösungen auf, mit denen der Auftraggeber weder auf die realistische Abbildung seiner Prozesse, noch auf die gewünschte Programmflexibilität verzichten muss.

In der Tat fordern uns Updates und Releasewechsel. Da wir uns dessen bewusst sind, bereiten wir die nötigen Schritte vor, um unvorhersehbare Eventualitäten abfangen zu können. Doch auch nach einer fundierten Vorbereitung kann sich Unerwartetes manifestieren. In solchen Fällen haben wir die erforderliche Nähe zu unserem regionalen Software-Partner Abacus ohne lange, ausländische Einwahlwege, Sprachbarrieren und interkontinentale Zeitverschiebungen. Als langjähriger Abacus-Goldpartner gelangen wir je nach Eskalationsstufe über den direkten Link zur Direktive, zur Softwareentwicklung oder zu den Modul- resp. Produktverantwortlichen.

Fazit
Die eigene ERP-Lösung aus Besorgnis vor unberechenbaren Folgen nicht zu pflegen und zu aktualisieren, ist kurz- bis mittelfristig keine gute Wahl. Je länger das Aktualisierungsmanagement ausbleibt, umso grösser werden unerwartete Herausforderungen. Jedes Update hat nachweisliche Argumente, die eine Installation begründen:

Bericht als PDF-Datei