Stadt Illnau-Effretikon setzt auf Betrieb durch OBT

OBT hat 2014 den Betrieb der Informatik der Stadtverwaltung von Illnau-Effretikon übernommen. Der Stadtrat hatte – unterstützt durch die Empfehlung einer externen Beratungsstelle bzw. der durchgeführten Submission – entschieden, die Organisation der IT zu überprüfen und neu zu definieren. Die hierbei aufgestellten Kriterien für den Betrieb in einem externen Rechenzentrum erfüllte OBT am besten.

Wie in jeder Organisation stellt sich auch für öffentliche Verwaltungen permanent die Frage, wie sie ihre Aufgaben am effizientesten und kostengünstigsten organisieren können. Besonders die laufenden Anforderungen an die Softwareapplikationen, die kantonalen und sonstigen gesetzlichen Vorgaben wie auch die laufenden Technologie-Veränderungen stellen Gemeinden und Behörden durch den hohen Kostendruck bei gleichzeitig exorbitant wachsenden Datenmengen vor enorme Herausforderungen. Diese Aufgaben lassen sich oft kostengünstiger und mit qualitativ ebenso guten oder sogar besseren Resultaten an externe Dienstleister auslagern.

Kompetenz und langjährige Erfahrung
Die Stadt Illnau-Effretikon (16'500 Einwohner) hatte im Sommer 2014 entschieden, die Informatik der Stadtverwaltung an ein externes Rechenzentrum auszulagern. Hierzu erfolgte eine Ausschreibung nach den Kriterien für die Vergabe von Gemeinde-Dienstleistungen. Gemäss Markus Stamm, Leiter Informatik Illnau-Effretikon, lohnt sich ein Outsourcing in allen Belangen. «Die IT-Systeme werden immer komplexer und der System-Lifecycle immer kürzer. Für die umfassenden Anforderungen in Illnau-Effretikon ist es wichtig, einen Dienstleister als Partner zur Seite zu wissen, welcher die hohen Erwartungen erfüllen kann, alle Services aus einer Hand bietet und über langjährige Erfahrung in den gewünschten Aufgabenbereichen verfügt. Zudem müssen wir einem Partner vertrauen können, der es versteht, die hohen Anforderungen an die Datensicherheit und die Sicherheit im Generellen gewährleisten zu können.»

Bereits vor dem Entscheid zum Outsourcing durfte die Stadtverwaltung auf Dienstleistungen aus dem Hause OBT zählen. Die Verantwortlichen kannten also das Dienstleistungsangebot mit den modularen und standardisierten IT-Lösungen. Zudem erkannte man das Know-how von OBT als führender Anbieter von Gemeindelösungen und das Wissen um die Vorgehensweise und Anforderungen, welche seitens Gemeinde-Ebene an die IT gestellt werden. Erfahrung, Referenzen, Preis sowie Daten- und Betriebssicherheit haben letztlich den Ausschlag zugunsten von OBT gegeben.

Konzentration auf Kernaufgaben
Die Gründe, die für ein Outsourcing des IT-Betriebs sprechen, liegen auf der Hand: Die Kunden können sich von den stetig komplexer werdenden IT-Aufgaben entlasten und sich wieder auf ihre Kernaufgaben und -kompetenzen konzentrieren. Ihre IT-Infrastruktur wird aus einer Hand zuverlässig von Profis betreut, Datenschutz und -sicherheit entsprechen in der Regel höheren Levels, Ausfallrisiken werden minimiert. Sie brauchen keine eigene IT-Infrastruktur mehr, die gewartet werden muss und Platz beansprucht – alles wird umfassend von OBT zur Verfügung gestellt. Immer auf dem neusten Stand, mit den entsprechenden Service- Levels und Lizenzmanagements, laufend weiterentwickelt und den Bedürfnissen von Kunden, Markt und Technologie angepasst.

Hinsichtlich des IT-Systems stellte sich auch in Illnau-Effretikon die Frage, inwieweit sich der Betrieb einer eigenen Infrastruktur heutzutage noch rechnet. Zu komplex und kostenintensiv sind interne IT-Abteilungen und die laufenden Anpassungen der eigenen Infrastruktur. Denn: Wie kaum ein anderer Bereich ist die IT einer ständigen, immer schnelleren Entwicklung unterworfen. Neue Updates von Programmen, kontinuierlich zu erweiternde Sicherheitsvorkehrungen sowie die stete Ausdehnung von Vernetzung und Automatisierungsgrad stellen hohe Ansprüche an den Betrieb einer adäquaten IT-Plattform. «Somit war es in jeder Beziehung sinnvoll und nachvollziehbar, dass der Schritt zum Outsourcing der IT-Leistungen getroffen wurde», so Markus Stamm. «Als Gemeinde profitieren wir durch das Outsourcing von kompetenter Beratung, höherer Datensicherheit, professioneller Umsetzung und viel mehr Flexibilität. Auch die Bürger profitieren, da wir jetzt über ein Top-System verfügen, welches wir optimal auf die unterschiedlichsten Bedürfnisse abstimmen können.»

Gute Gründe für IT-Oursourcing

  • Entlastung der internen IT-Abteilung – Konzentration auf das Kerngeschäft
  • Grosses Know-how «von aussen» – redundantes IT-System
  • IT ist immer aktuell durch ständige Sicherheitsüberprüfung
  • IT-Infrastrukturen, die skalierbar sind und sich flexibel umsetzen lassen
  • Keine grosse Kapitalbindung in Software-Entwicklung und Hardware
  • Zugriff auf neueste Technologien – hoch verfügbar und sicher
  • Transparente Kosten – klar budgetierbare Betriebskosten
  • Skalierbarkeit und Lizenzmanagement

OBT Zertifizierung
OBT bietet eine Rechenzentrums- und Beratungsdienstleistung für höchste Ansprüche. Als Schweizer Unternehmen weist OBT von der SQS (Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Managementsysteme) attestierte Bescheinigung (ISO 27001:2013) aus. Diese bestätigt, dass nicht nur Informatikdienstleistungen nach ISO 27001 zertifiziert sind, sondern dass das ganze Unternehmen dieses Label erhalten hat. Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen werden nicht nur kommuniziert, sondern auch gelebt.

Fazit
Das Outsourcing der städtischen Informatik von Illnau-Effretikon und die Migration zu OBT wurden innert fünf Monaten erfolgreich abgeschlossen. Im unabdingbaren, richtungsweisenden Bereich des eGovernment ist Illnau-Effretikon jetzt optimal aufgestellt. Es wurde eine klare und kostenoptimierte Struktur geschaffen. Die Verwaltung hat jetzt mehr Handlungsfreiheit und kann jederzeit auf eine hochverfügbare, sichere und ausbaubare Informatik setzen. Für zusätzliche Flexibilität und Sicherheit sorgt die Auslagerung des gesamten Datenmanagements in ein externes Rechenzentrum.

Case Study: Illnau-Effretikon – Energiestadt mit schlanker IT

«Der Einsatz der Private Cloud bietet uns mehr Autonomie, Flexibilität und Handlungsfähigkeit als eine Shared Cloud. Den First- Level-Support stellen wir über einen internen IT-Verantwortlichen sicher.

Ab Oktober 2014 wurde die Migration zu OBT geplant. Bereits im Februar 2015 konnten 180 Clients ersetzt und 80 Applikationen migriert werden. Die vereinbarten Kosten und Termine wurden eingehalten. Alles lief reibungslos und zu unserer vollsten Zufriedenheit ab. Dies war bei der Komplexität der tiefgreifenden Umstellung keine Selbstverständlichkeit. Wir sind froh, dass dieses erfreuliche Resultat dank der guten Zusammenarbeit aller Involvierten souverän erreicht werden konnte.»

Markus Stamm
Leiter Informatik