Rechnungen per E-Mail – neues Format schliesst Verarbeitungslücke

Zwischen Geschäftspartnern ist der Versand von Rechnungen per E-Mail gelebter Alltag. Leider wird die Rechnung beim Empfänger im ERP oft noch manuell erfasst – im besten Fall vorher sogar noch ausgedruckt. Eigentlich schade, denn es wäre schön, wenn die PDF-Rechnung auch die Informationen für eine elektronische Weiterverarbeitung mitliefern würde. Das Format ZUGFeRD hat das Potenzial, diese Lücke zu schliessen.

Das in Deutschland entwickelte Format ZUGFeRD ist inzwischen auch in der Schweiz, unter dem Namen «Factur-X», verbreitet. Neben dem für uns Menschen lesbaren PDF wird eine Datei mitgesendet, welche die Rechnungsinformationen im maschinenlesbaren Format XML enthält.

Das empfangende System kann diese Daten (Rechnungsinformationen und -positionen) lesen und im Kreditorenmodul weiterverarbeiten.

Anhand von Buchungsregeln können die Kontierung und der Visumsverantwortliche automatisiert gesetzt und die Rechnung verarbeitet werden. Beispiel: Rechnung von «OBT» und Position mit «Abacus», Kostenstelle «Informatik/Software». Rechnung von «OBT» und Position mit «Hardware», Kostenstelle «Informatik/Infrastruktur».

Für den Rechnungsempfänger ergibt sich somit die Möglichkeit, den Rechnungsprozess stark zu automatisieren. Der Rechnungssteller spart nicht nur Kosten und Aufwand beim Rechnungsversand, sondern kann seinen Kunden einen Mehrwert bieten, indem er Informationen (z.B. Bestellreferenzen oder die Projektnummer des Kunden) mitgibt, die dem Empfänger das Verbuchen nach Regeln vereinfachen.

Umsetzung mit Abacus-Software
Für den Rechnungsempfang empfehlen wir, vor der Einführung des ZUGFeRD-Formats den digitalen Rechnungsprozess mit AbaScan und Visumsworkflow einzurichten, damit der interne Prozess digital abgewickelt werden kann. Nach dem Setup des Moduls E-Business erhalten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse (z.B. eRechnungen@obt.ch), an welche Ihre Lieferanten die Rechnungen senden können. Abacus erkennt, ob die PDF-Rechnungen Informationen im ZUGFeRD-Format enthalten. PDFs ohne zusätzliche Daten stellt Ihnen Abacus für die Weiterverarbeitung direkt in die Kreditoren-Inbox. Dort werden sie analog einer gescannten Papierrechnung verarbeitet. Rechnungen mit ZUGFeRD-XML werden über das Abacus-Modul E-Business anhand von Kontierungsregeln automatisch kontiert, im Modul Kreditorenbuchhaltung der Kreditorenbeleg generiert und dem entsprechenden Visumsverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet.

Nutzen Sie die Chance und sprechen Sie mit Ihren Kunden über den Rechnungsempfang- und/oder -versand im ZUGFeRD-Format.

Optimale Integration zwischen Geschäftspartnern
Heute wird immer noch ein grosser Teil der Rechnungen per Post verschickt. Die Digitalisierung dieser Rechnungen und der interne elektronische Visumsprozess sind erprobt und werden bereits vielfach eingesetzt. Wir gehen jedoch davon aus, dass der Scan von Papierrechnungen in Zukunft durch die digitale Rechnung ersetzt wird. Der Rechnungs- und Dokumentenaustausch über Netzwerke (klassische B2B-E-Rechnung) ermöglicht eine noch tiefere Integration der einzelnen Geschäftspartner. So kann z.B. der Bestellprozess digital erfolgen oder es können Artikelinformationen (z.B. Seriennummern) für die Warenwirtschaft übermittelt werden.

Fazit
Die PDF-Rechnung inklusive ZUGFeRD-Format ist eine ergänzende Lösung sowohl für den Versand als auch für den Empfang von Rechnungen, die dank beigefügten ZUGFeRD-XML die Vorteile einer klassischen B2B-E-Rechnung nutzt. Dadurch enfällt der Aufwand, eine direkte Verbindung über ein E-Rechnungsnetzwerk zum Geschäftspartner aufbauen zu müssen.

Mit ZUGFeRD besteht die Chance, den digitalen Rechnungsempfang und -versand weiter voranzutreiben. Das standardisierte Format erlaubt es auch kleineren Unternehmen, diese Lösung zu implementieren. Sowohl die Abacus-Enterprise-Lösung als auch die auf kleine KMU ausgerichtete Plattform AbaNinja haben das ZUGFeRD-Format standardmässig integriert. Nutzen auch Sie die Chance zum digitalen Rechnungsaustausch und sprechen Sie mit Kunden und Lieferanten über die Optimierung des Rechnungsprozesses.

Bericht als PDF-Datei

Thomas Nitzsche
Account Manager Informatik
Basel