Papierlose Kreditorenbuchhaltung

Auftragsbestätigung, Rechnungen, Bestellungen, Korrespondenzen – in Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten fallen viele Dokumente an. Meist füllen diese Ordner um Ordner und ein Suchen von Dokumenten ist oft aufwändig. Abhilfe schafft hier das Softwaremodul AbaScan der Abacus Research AG in St.Gallen.

Jedes Jahr füllen sich in Unternehmen die Ordner mit etlichen Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen, Korrespondenzen usw. Diese werden über Jahre archiviert. Dank elektronischer Unterstützung und angepasster Gesetzgebung für die Aufbewahrungsfrist ist dies heute nicht mehr notwendig.

Eine Umstellung auf elektronische Dokumente mittels der Software AbaScan der Abacus Research AG ist einfach realisierbar und bietet zahlreiche Vorteile:

Papierloses Büro
Alle für die Buchhaltung relevanten Belege sind zentral in der Software Abacus abgelegt und mit der entsprechenden Kreditorenbuchhaltung verknüpft. Sie und Ihre Mitarbeitenden können jederzeit auf die abgelegten Dokumente zugreifen und auf die Vollständigkeit der Kreditorenbuchhaltung ohne Papierdokumente vertrauen.

Gesetzeskonforme digitale Aufbewahrung von Kreditorenrechnungen
Dank der elektronischen Signatur (z.B. SuisseID) werden die Originalrechnungen als PDF mittels Zeitstempel gesetzeskonform im Abacus abgelegt. Mehrwertsteuer-relevante Belege können jederzeit problemlos reproduziert werden. Somit entfällt die zusätzliche Aufbewahrung der Papierrechnungen.

Volltextsuche über alle elektronischen Dokumente
AbaScan indexiert beim Scannen der Belege den kompletten Text, welcher in den Dokumenten enthalten ist. Dies ermöglicht es, mittels der integrierten Suchfunktion z.B. Rechnungen und einzelne Positionen sofort zu finden und anzuzeigen.

Elektronische Visumsprozesse für Kreditorenrechnungen
Für die Visumsprozesse in den Unternehmen zirkulieren keine Originalrechnungen und keine Rechnungskopien mehr. Die Rechnungen sind elektronisch im Abacus abgelegt und können von den visumsberechtigten Personen ortsunabhängig für die Weiterverarbeitung freigegeben werden.

Fazit
Das Softwaremodul AbaScan bietet die ideale Möglichkeit, sämtliche Dokumente im Kreditorenmanagement elektronisch und zentral zu verwalten und gesetzeskonform im Abacus abzulegen. Durch diese Vorteile sparen Sie Zeit in der Bearbeitung der Dokumente und können die Kosten für die Administration tief halten.