Führungs-Cockpit im Energie-Umfeld

Das Elektrizitäts- und Wasserwerk der Stadt Buchs setzt bei der finanziellen Führung auf ein modernes Cockpit von ALL ACTINIUM. Dabei werden Werte aus verschiedenen Quellsystemen zu relevanten Informationen verdichtet.

Werke sind äusserst heterogene Dienstleister. Neben der Versorgung mit verschiedensten Energieträgern und Wasser liefern sie oft auch Kommunikationsdienste direkt ins Haus und erbringen Dienstleistungen in den Bereichen Beratung, Planung und Installation.

Das Elektrizitäts- und Wasserwerk der Stadt Buchs (EWB) betreibt zusätzlich zu diesen Dienstleistungen auch eigene Shops. Auf der einen Seite mit Haushaltsgeräten und Zubehör, auf der anderen Seite Elektromaterial für den Installateur.

Verschiedene Systeme im Einsatz
In diesem Umfeld sind aufgrund der Anforderungen oder historischen Abhängigkeiten oft verschiedenste Software-Lösungen im Einsatz. Beim EWB steht die Kombination IS-E - Abacus im Zentrum. Diese deckt die Themenbereiche Energie- und Wasserlieferung und sämtliche Finanzflüsse ab. Für die Kommunikationsdienstleistungen wird IDMS genutzt, der Dienstleistungsbereich wird durch Messerli abgedeckt. Für die Mehrjahresplanung wurde Helvetras verwendet. Dazu kommen verschiedene interne Tools und Excel-Tabellen, die ebenfalls führungsrelevante Daten enthalten.

Bisher wurden für die Führung die wichtigsten Informationen manuell zusammengetragen. Aufgrund des hohen Aufwandes konnte dies nur sporadisch geschehen. Zusammenhänge (z.B. das Subjekt «Debitor» in den einzelnen Applikationen) konnten nicht hergestellt werden.

Mit der Einführung einer Business-Intelligence-Lösung (BI) sollten primär zwei Ziele erreicht werden:

  • Schaffung eines zentralen Cockpits mit allen führungsrelevanten Werten aus den Umsystemen
  • Tägliche Aktualisierung der Werte ohne manuellen Aufwand

Zentrales Datawarehouse
Inhaltlich war das zukünftige Cockpit durch die Diplomarbeit der Controllerin sehr gut vorbereitet. Die Anliegen der jeweiligen Bereichsleiter waren dadurch bereits abgeklärt.

Diese Ziele wurden mit folgendem Lösungsansatz erreicht:

In einem ersten Schritt werden alle nötigen Daten aus den Umsystemen in ein zentrales Datawarehouse (DW) kopiert (die Datenstände in den Quellsystemen bleiben unangetastet). In diesem DW werden die Daten bereitgestellt und:

  • Ergänzt (z.B. Codes durch die entsprechende Bedeutung)
  • Verdichtet (z.B. auf Stufe Mitarbeitende, Konto, Segment)
  • Vorbereitet (z.B. Deckungsbeiträge auf Basis Kontenplan Abacus berechnet)

Auf dieses DW greift das Cockpit auf Basis von arcplan 8.1 zu. Einstiegsseite ist ein segmentspezifisches Cockpit in Abhängigkeit des Benutzers mit den wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick. Dieser kann anschliessend über eine intuitive Benutzerführung zu den entsprechenden Details navigieren. Diese werden, wo angebracht, durch aussagekräftige Grafiken ergänzt.

Durchgängigkeit gewährleistet
Für die Zukunft ist zusätzlich ein «Absprung» ins Abacus vorgesehen: Mit einem Knopfdruck soll das entsprechende Abacus-Programm mit den dazugehörigen Parametern gestartet werden. Dadurch wird die Durchgängigkeit von der hochaggregierten Kennzahl bis zum einzelnen Beleg gewährleistet.

Für die Planung (+ zwei bis + fünf Jahre) und Budgetierung (+ ein Jahr) wurde entschieden, auf die Anbindung von Helvetras zu verzichten. Stattdessen wurde direkt in arcplan eine Anwendung erstellt. Führende Dimension sind die Kostenarten. Eine Verteilung auf Kostenstellen ist auf Basis der in Abacus hinterlegten Umlagen möglich. Zur Steuerung der Verteilung können die Umlagen jedoch im Planungstool angepasst oder alternativ die Werte direkt auf den Kostenstellen erfasst werden.

Die Anwendung wird über einen HTML5-fähigen Webbrowser gestartet und orientiert sich im Design stark an der Webseite des EWB. Je nach Sicherheitseinstellung ist sie dadurch weltweit erreichbar.

Ziele mehrheitlich erreicht
Die zu Beginn gesteckten Ziele konnten mehrheitlich erreicht werden. Es gab jedoch auch Knackpunkte:

  • Der Zugriff auf Daten von Applikationen, die nicht in eigener Verantwortung betrieben werden, erwies sich als äusserst aufwändig.
  • Die Möglichkeiten des BI-Werkzeugs weckten im Laufe des Projekts immer wieder neue Wünsche. Deren Realisierung musste jeweils entweder zugunsten des Terminplans verschoben oder konnte zu Lasten des Projektbudgets realisiert werden.

Allen Beteiligten war es von Beginn weg wichtig, das Know-how für den Betrieb der zukünftigen Lösung bei EWB aufzubauen. Mit einer individuellen Schulung vor Ort und einer engen Zusammenarbeit im Projekt konnte auch dies weitgehend erreicht werden.

Fazit
Eine heterogene Applikations-Umgebung ist kein Grund, auf aktuelle, zentral abgreifbare Führungsinformationen zu verzichten. Moderne BI-Lösungen ermöglichen die Zusammenführung und inhaltliche Verdichtung von Daten beliebiger Quellen. Ein Grossteil des Reportings kann dadurch automatisiert werden. Zeitliche Verzögerungen gehören der Vergangenheit an. Alle gewünschten Informationen stehen täglich, auf Wunsch auch real-time aktualisiert, zur Verfügung. Der Arbeitsaufwand für die Erstellung von Berichten wird genauso minimiert wie die Reaktionszeit wichtiger Entscheide.