Finalisierung der Mehrwertsteuer – wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses

Frühlingszeit ist Jahresabschlusszeit – und im Zuge dessen muss auch die Mehrwertsteuerabrechnung finalisiert werden. Wir zeigen Ihnen, was im Rahmen der Abschlussarbeiten bezüglich der Mehrwertsteuerabstimmung zu beachten ist und welche Fristen unbedingt eingehalten werden müssen.

Mit Inkrafttreten des neuen Mehrwertsteuergesetzes fanden die Begriffe der Umsatz- und Vorsteuerabstimmung Aufnahme in den Gesetzestext. Gemäss Artikel 128 MWSTV kann die ESTV jederzeit Unterlagen, wie zum Beispiel die Jahresrechnung oder die Umsatz- und Vorsteuerabstimmungen, zur Einsicht anfordern. Deshalb sollte deren Abstimmung vorzugsweise bei den Jahresabschlussarbeiten durchgeführt werden.

Stellt die steuerpflichtige Person im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses Mängel in den Mehrwertsteuerabrechnungen fest, müssen diese innerhalb einer festgesetzten Frist korrigiert werden.

Umsatzabstimmung am besten manuell
Für eine Umsatzabstimmung stellt die ESTV keine Vorlage zur Verfügung. Allerdings existiert in vielen Buchhaltungs- und ERP-Systemen eine elektronische Umsatzabstimmung. Diese bietet aber oft nicht ausreichend Gewähr und in der Praxis hat sich die manuelle Abstimmung mit Excel-Vorlagen bewährt. Je nach Organisation der Buchhaltung und/oder Grösse des Unternehmens sind diese Abstimmungsarbeiten jedoch umfangreich und komplex.

Aus der Umsatzabstimmung muss ersichtlich sein, wie die Deklaration für die Steuerperiode unter Berücksichtigung der verschiedenen Steuersätze beziehungsweise der Saldo- oder Pauschalsteuersätze mit dem Jahresabschluss in Übereinstimmung gebracht wird (Artikel 128 Absatz 2 MWSTV). Ausgangslage für die Umsatzabstimmung ist die Jahresrechnung bzw. der Revisionsbericht. Der darin ausgewiesene Umsatz wird mit den deklarierten Werten gemäss den Formularpositionen der Mehrwertsteuerabrechnungen abgeglichen.

Mögliche Gründe für Abweichungen (nicht abschliessende Aufzählung):

  • Erträge, die auf Aufwandskonten verbucht wurden (Aufwandsminderung)
  • Entgelt Fahrzeugbenutzung durch Personal (u.U. in Unkosten)
  • Verkäufe von Betriebsmitteln
  • Vorauszahlungen
  • Erlösminderungen
  • Debitorenverluste
  • Abschlussbuchungen (zeitliche und sachliche Abgrenzungen)
  • Umbuchungen innerhalb Erfolgsrechnung
  • Falsche Zuweisung der MWST-Codes auf Konto

Neben den oben genannten Gründen beeinflusst auch die Abrechnungsmethode (vereinbartes oder vereinnahmtes Entgelt) die Umsatzabstimmung.

Vorsteuerabstimmung benötigt weniger Zeit
Im Gegensatz zur Abstimmung der Umsatzzahlen ist die Vorsteuerabstimmung mit weniger Aufwand verbunden. Die Mehrwertsteuerverordnung gibt hier vor, dass aus der Vorsteuerabstimmung ersichtlich sein muss, dass die Vorsteuern gemäss den Vorsteuerkonti oder sonstigen Aufzeichnungen mit den deklarierten Vorsteuern abgestimmt wurden. In der Buchhaltung ist das durch die Ab- und Verbuchung der Vorsteuern gemäss den eingereichten Mehrwertsteuerabrechnungen ersichtlich.

Sollten diese nicht Null ergeben, kann das ein Hinweis auf nicht oder zu viel deklarierte Vorsteuerbeträge sein.

Deklaration der Differenzen
Werden während der Abstimmungsarbeiten Differenzen festgestellt, sind diese im Rahmen der Finalisierung zu korrigieren. Solche Mängel müssen innerhalb der Periode gemeldet werden, in die der 180. Tag seit Ende des Geschäftsjahrs fällt. Unter Berücksichtigung der üblichen Einreichefrist von 60 Tagen ist das Korrekturformular innerhalb von 240 Tagen nach Ablauf des betreffenden Geschäftsjahrs einzureichen. Erfolgt ein Jahresabschluss per 31. Dezember, wären Mängel demzufolge bis zum 31. August des Folgejahrs zu melden.

Die entsprechenden Formulare (Nr. 0550 für effektive Methode und Nr. 0553 für Saldo- /Pauschalsteuersatzmethode) sind auf der Webseite der ESTV (www.estv.admin.ch) abrufbar. Bitte beachten Sie, dass mittels dieser Formulare nur die Differenzen zu den bisher eingereichten Abrechnungen gemeldet werden.

Hat die ESTV innerhalb der gesetzlichen Frist kein Berichtigungsformular erhalten, geht sie davon aus, dass die eingereichten Abrechnungen korrekt sind und das Geschäftsjahr finalisiert ist. Werden Mängel nicht oder nicht vollständig erkannt und gemeldet, muss der Steuerpflichtige nach Ablauf der Meldefrist mit strafsteuerrechtlichen Folgen rechnen.

Fazit
Eine gut strukturierte und organisierte Buchhaltung ist für eine effiziente Erstellung der Umsatz- und Vorsteuerabstimmung eine zwingende Voraussetzung. Sollten im Rahmen dieser Arbeiten Differenzen festgestellt werden, müssen diese mittels dem Korrekturformular innerhalb von 180 Tagen nach Ende der Steuerperiode (Einreichefrist 60 Tage) gemeldet werden. Erhält die ESTV kein Berichtigungsformular, geht sie davon aus, dass die eingereichten Mehrwertsteuerabrechnungen korrekt sind. Diese erhalten somit definitiven Charakter.

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