E-Rechnung – das Ende der Papierrechnung naht langsam

Viele Endkunden profitieren bereits von E-Rechnungen in ihrem E-Banking-Portal und bezahlen diese ganz selbstverständlich. Etwas weniger bekannt ist die Tatsache, dass sich E-Rechnungen nicht nur für E-Banking-Plattformen verwenden lassen, sondern auch die Möglichkeit bieten, direkt in die Abacus-Kreditorenbuchhaltung eingelesen zu werden.

Sicher, umweltfreundlich und zeitsparend – E-Rechnungen sind im Trend. Diese können einerseits im E-Banking-Portal aktiviert und andererseits auch direkt in eine Abacus-Kreditorenbuchhaltung eingelesen werden. Dazu wird die E-Rechnung, bestehend aus einem elektronisch signierten PDF zur Visualisierung und einem maschinenlesbaren Format, über eine gesicherte Verbindung zu einem Service-Provider empfangen und aus dem Abacus E-Business-Modul in die Kreditorenbuchhaltung geleitet und verarbeitet.

Identische Verarbeitung
Der Empfang elektronischer Rechnungen bietet viele Vorteile, die den Erfassungsaufwand stark reduzieren. So werden Zeit wie auch Kosten eingespart und Fehlerquellen minimiert.

Die Automatisierungsmöglichkeiten beim Rechnungsempfang vereinfachen und sichern den ganzen Prozess bis hin zur mehrwertsteuerkonformen Ablage der E-Rechnung. Durch die Standardisierung sehen E-Rechnungsformate auch in verschiedenen Branchen gleich aus und können identisch verarbeitet werden.

Vollumfängliche Automatisierung
Neben der automatischen Identifikation des Rechnungsstellers können Regeln zur Zuweisung der Kontierung und Visumsberechtigten sowie der Prozess von der Rechnungserfassung bis zum Visumsprozess vollumfänglich automatisiert werden.

Dabei können sämtliche erhaltene Informationen dazu verwendet werden, Zuweisungsregeln zu definieren. So kann zum Beispiel eine Rechnung der Swisscom aufgrund der Telefonnummer gleich dem zuständigen Visumsberechtigen zugewiesen werden.

Sichergestellt wird der Empfang der elektronischen Rechnung über Service-Provider einerseits durch die gesicherte und verschlüsselte Übertragung. Die gesetzlich vorgeschriebene digitale Signatur (gemäss MWSTV Art. 122/ElDI-V Art. 3) gewährleistet die mehrwertsteuerkomforme elektronische Ablage. Somit entfällt die physische Aufbewahrung.

Trotz der Zunahme der digitalen Rechnungen werden heutzutage nach wie vor viele Rechnungen per Post gesendet. Damit der Papierstapel nicht zunimmt, besteht die Möglichkeit, diese mit AbaScan digital zu signieren und abzulegen. Somit kann auf die Aufbewahrung sämtlicher Papierbelege verzichtet werden.

Vorteile auf einen Blick

  • Automatisierung bis zur Visumskontrolle
  • Spart Zeit und Geld
  • Möglichkeit zur automatisierten Kontierung
  • Signierte Rechnungen werden automatisch in die Dossiers gespeichert
  • Unabhängig vom Fakturierungssystem des Rechnungssteller
  • Sichere und schnelle Übertragungswege
  • Einfache Suche der digitalisierten Rechnungen

Fazit
Durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung können Buchhalter effizienter und kostengünstiger arbeiten. Mühsame, manuelle Eingaben fallen weg. Mit der Abacus-Software ist das richtige Werkzeug vorhanden.

Finden und prüfen Sie eine Anbindung zu Ihrem Geschäftspartner auf dem nationalen Teilnehmerverzeichnis zur E-Rechnung unter www.edirectory.ch.

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