Digitaler Dokumentenaustausch – einfach, sicher und zeitsparend

Der Mailversand von Dokumenten zwischen Geschäftspartnern ist heute Alltag. Leider werden die Dokumente danach noch viel zu oft nicht direkt im ERP, sondern nach wie vor durch den Menschen verarbeitet. Der Artikel zeigt auf, wie Unternehmen von der Umstellung auf eine Automatisierung mit Tools von Abacus profitieren können.

Für das immer weiter verbreitete ortsunabhängige Arbeiten ist es zentral, Geschäftsprozesse zu vereinfachen und die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Daher sind digitale Anwendungen für den Dokumentenaustausch mittlerweile sowohl unternehmensintern als auch mit externen Partnern immer beliebter. Abacus bietet hierzu verschiedene Tools, welche diese Vorgänge noch effizienter machen.

Integration in ERP-Systeme
Werden beispielsweise Verträge und andere vom Geschäftspartner zu unterschreibende Dokumente direkt aus Abacus erstellt, kann auf diesen ein Barcode mit dem entsprechenden Dossier aufgedruckt werden. Kommt das Dokument zurück, wird es gescannt und über AbaScan automatisch dem entsprechenden Dossier zugeordnet.

Rechnungen im PDF-Format ersparen dem Sender die Kosten für Druck, Verpackung, Porto sowie Zeit, da sie direkt aus dem ERP verschickt werden. Für den PDF-Versand verfügen moderne ERP-Systeme über Sicherheitsmechanismen (z.B. digitale Signatur, separates Rechnungsportal), um gegen Gefahren wie Phishing-Attacken oder Manipulation zu schützen. Zudem bieten die ERP-Systeme neben dem Rechnungs-PDF die Möglichkeit, ein XML (ZUGFeRD/Facture-X) mitzuschicken. Dieses Format hat für das empfangende System einen enormen Mehrwert, da die Rechnung automatisiert verarbeitet werden kann (siehe Fachbericht «Rechnungen per E-Mail»).

E-Business-Netzwerke
Die Verbindung zwischen den Geschäftspartnern wird hier durch E-Business-Netzwerke hergestellt. Über diese können Dokumente direkt elektronisch ausgetauscht werden. In der Fachsprache spricht man von EDI – Electronic Data Interchange (elektr. Datenaustausch).

AbaNet, das E-Business-Netzwerk von Abacus, bietet Anschlüsse an verschiedene andere E-Business-Netzwerke wie PostFinance, STEPcom, Conextrade sowie GS1-zertifizierte EDI-Netzwerke. Mit diesen Anschlüssen ist die Konvertierung der übermittelten elektronischen Dokumente ins Empfängerformat gewährleistet. So werden beispielsweise Bestellungen aus einem SAP-System automatisch auf der E-Business-Plattform ins Format von Abacus konvertiert. Die Auswahl des Netzwerks oder der Netzwerke hängt primär vom verwendeten Netzwerk des Geschäftspartners ab.

Die Anbindung an E-Business-Netzwerke bietet neben der einfachen Verarbeitung von Rechnungen oft auch den Austausch von anderen Dokumenten wie Offerten, Bestellungen oder Lieferscheinen an. E-Business-Dokumente können durch die übermittelten Metadaten im eigenen wie auch im ERP des Geschäftspartners automatisiert verarbeitet werden. Zusätzlich können Informationen wie z.B. Liefertermine, Lieferort, Lieferterminal und allenfalls Rückstände schnell und direkt mit den beiden ERP-Systemen abgeglichen werden. Mit EDI sind also die Digitalisierung und die Automatisierung eines kompletten Geschäftsprozesses über das eigene ERP mit dem Lieferanten und/oder Kunden möglich.

Automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen
Über E-Business-Netzwerke gesendete bzw. empfangene Dokumente oder Rechnungen sowie Rechnungen im ZUGFeRD-Format, die per E-Mail oder im Rechnungsportal zugestellt wurden, erlauben eine automatisierte Verarbeitung durch die dort in standardisierter Form enthaltenen Informationen. Kontierungsalgorithmen sind fähig, Kontierungsinformationen oder die für das elektronische Visum nötigen Visumsverantwortlichen zu berechnen. So können z.B. bei einer Swisscom-Rechnung die Kostenstelle und der entsprechende Visumsverantwortliche aufgrund der Telefonnummer berechnet und gesetzt werden. Andere Indikatoren sind z.B. die Projektnummer, Bestellnummer oder die Fahrzeugnummer. Das manuelle Scanning oder das Hochladen einer PDF-Datei ins ERP-System entfällt.

Fazit
Abacus sowie andere Systeme bieten heute diverse Funktionen, um Dokumente digital zu erstellen, zu übermitteln, zu empfangen und automatisiert zu verarbeiten. Damit unterstützen sie Unternehmen dabei, effizientere Prozesse einzuführen und ihren Mitarbeitenden das ortsunabhängige Arbeiten zu erleichtern.

Bericht als PDF-Datei

Thomas Nitzsche
Account Manager Informatik
Basel