Der externe Verwaltungsrat in KMU – Vorteile und Herausforderungen

Für viele KMU ist der externe Verwaltungsrat ein Buch mit sieben Siegeln. Das Unternehmen sowie auch der externe Verwaltungsrat sollten für sich selber zuerst die Ausgangslage klären. Aus diesem Grund hat OBT zusammen mit Urs Fueglistaller und Alexander Fust von KMU-HSG zwei Leitfäden erstellt: einen für KMU und einen für die externen Verwaltungsräte.

VR mit Aussensicht und Expertenwissen als Sparringpartner
In vielen kleineren, oft familiengeführten Firmen vereinigen sich drei Ebenen in einer Person: Der Geschäftsführer übernimmt nicht nur die operative Leitung des Unternehmens, sondern ist zugleich Hauptaktionär und Verwaltungsratspräsident. Im Verwaltungsrat sind neben dem Inhaber oft noch operativ oder nicht operativ tätige Familienmitglieder.

Externe Verwaltungsräte (VR) können dabei eine Chance sein. Sie bringen eine Aussensicht ein, die zu nützlichen Reflexionen und Debatten führt, bevor Entscheide gefällt werden. Zudem ermöglichen sie die getrennte Betrachtung von strategischen und operativen Themen, wodurch eine gezielte Auseinandersetzung mit der Zukunft der Firma erreicht und ein «Versinken» im operativen Alltag vermieden werden. Schliesslich kann der externe VR auch als Sparringpartner bei wichtigen Entscheiden fungieren oder durch das Einbringen seines Expertenwissens helfen. Zum Nutzen der externen Sicht befragt, gab ein Unternehmer folgende Antwort: «Ich habe die Etablierung eines externen Verwaltungsrats nie bereut. Eine Firma in unserer Grösse muss gut funktionieren und braucht mehr als zwei Leute, um den Durchblick zu behalten.»

Vor der Etablierung eines externen VR sollten sich geschäftsführende Inhaber aber auch die Frage stellen, ob sie die Vorschläge aus dem VR überhaupt umsetzen können und wollen. Ebenso wenn es um ihre Firma geht, ob sie offen für die Meinungen anderer sind.

Die richtige Zusammensetzung macht es aus
Wir sind überzeugt, dass die Schlagkraft des Verwaltungsrats durch die geeignete Zusammensetzung gesteigert werden kann, ähnlich wie bei einer Fussballmannschaft. Dazu stellen sich Fragen nach dem fachlichen Know-how oder den Rollen, die von den externen Verwaltungsräten eingenommen werden sollen. Damit sich die VR-Kandidaten ein Bild von der Firma machen können, hilft eine Informationsmappe. Sie zeugt auch von der Professionalität einer Firma, denn diese Professionalität erwarten Firmenbesitzer ja auch vom externen VR.

Die Schwierigkeit, VR-Mandate zu finden
Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass sich viele Personen die Ausübung eines VR-Mandates in KMU wünschen. Ihnen ist jedoch oft nicht klar, wie sie vorgehen sollen, um ein solches Mandat zu erhalten. Diesen Umstand haben wir aufgenommen, indem wir im Leitfaden Rekrutierungsstellen und eine mögliche Vorgehensweise aufzeigen, um VR-Mandate zu finden. Zum Beispiel als nicht abschliessende und durch uns geprüfte Auflistung: Personalbüros, Verwaltungsrat-Management AG oder VR-Mandat.com. Des Weiteren finden wir es wichtig, dass sich der angehende VR die Ausübung des Mandats vorgängig gut überlegt. Ein VR-Mandat wird oft mit einer Ehe verglichen, die mit grosser gegenseitiger Sympathie und Überzeugung eingegangen wird. Deshalb macht es Sinn, das VR-Mandat auf die Übereinstimmung mit den eigenen Fähigkeiten und der Motivation zu prüfen. Zudem sollen auch die Eigenschaften des Unternehmens durchleuchtet werden. Dazu folgt die Aussage eines Verwaltungsrats: «Wenn das Bauchgefühl nicht stimmt, würde ich nie ein VR-Mandat annehmen.»

Ausübung eines VR-Mandats
Neben Ausführungen zum VR-Alltag, der Haftungsfrage, der Abgrenzung von Strategie und operativer Tätigkeit sowie der Evaluierung der eigenen Tätigkeit, möchten wir ein spezielles Augenmerk auf mögliche Herausforderungen von externen VR in inhabergeführten KMU legen. Intuitiv ist klar, dass geschäftsführende Inhaber nur selten VR-Entscheide gegen ihren Willen umsetzen werden. Deshalb ist es wichtig, einen Konsens zu finden, der in der gemeinsamen Diskussion mit dem geschäftsführenden Inhaber entsteht. Diese Limitierung der VR-Tätigkeit muss dem externen VR bewusst sein. Nichtsdestotrotz finden wir, dass ein externer VR einen Austritt aus dem VR in Erwägung ziehen sollte, falls seine Voten und Vorschläge kein Gehör beim Inhaber finden.

Leitfaden für externe VR in KMU
Die vorliegenden Ausführungen sind ein Auszug aus den beiden Leitfäden für externe VR in KMU. Der erste Leitfaden konzentriert sich auf die Sicht von KMU, die einen externen VR etablieren möchten. Der zweite Leitfaden beschäftigt sich mit Personen, die ein VR-Mandat in KMU ausüben oder ausüben möchten. Wir haben dafür neben unseren eigenen Erfahrungen auch Interviews mit erfahrenen Unternehmern und KMU-Verwaltungsräten geführt. Die beiden Leitfäden können auf unserer Webseite heruntergeladen werden.

Fazit
Externe Verwaltungsräte können für ein Unternehmen eine Chance zur Weiterentwicklung sein. Sie bringen eine Aussensicht ein, die zu nützlichen Reflexionen und Debatten führen, bevor Entscheide gefällt werden. Gleichzeitig muss sich der geschäftsführende Inhaber beim Einsetzen eines externen Verwaltungsrats aber auch die Frage stellen, ob er die Vorschläge aus dem VR überhaupt umsetzen kann und will.

Auch der angehende Verwaltungsrat muss vorgängig sein Engagement auf die Übereinstimmung mit den eigenen Fähigkeiten und der Motivation prüfen. Ein VR-Mandat ist eine Verpflichtung, welche nur mit grosser gegenseitiger Sympathie und Überzeugung eingegangen werden sollte.