Case Study: Kantone Zürich und Luzern – OBT setzt erfolgreich HRM2-Grossprojekt um

Seit die Konferenz der Kantonalen Finanzdirektoren FDK 2008 den neuen Rechnungslegungsstandard HRM2 mit einer Umsetzungszeit von zehn Jahren genehmigt hat, setzt sich OBT intensiv mit diesem Thema auseinander. Als führende Abacus-Implementationspartnerin stand das Abacus-Team von OBT vor der Herausforderung, 80 Gemeinden und Städte der Kantone Zürich und Luzern zeitgleich auf den neuen Standard umzustellen.

Hohe Komplexität und neue Denkweise
Ziel der neuen Rechnungslegung HRM2 ist es, den Behörden und der Öffentlichkeit ein klares und wahrheitsgetreues Bild der tatsächlichen Vermögens-, Finanz- und Ertragslage ihrer Gemeinde oder ihres Kantons zu vermitteln. Damit wird die Rechnungslegung auf eine betriebswirtschaftlichere Sicht ausgerichtet, ohne die bewährten Elemente des bisherigen Rechnungsmodells aufzugeben.

Die Umsetzung von HRM2 erfordert nicht nur eine neue Denkweise. Angesichts der Komplexität sind auch eine langfristige und umsichtige Planung sowie die nötige Fachkompetenz notwendig. Die grosse Erfahrung, die OBT mit der Implementierung der Abacus Business Software wie auch dem Thema HRM2 in verschiedenen Schweizer Gemeinden bereits gesammelt hat, half wesentlich bei der Planung dieses Grossprojekts der beiden Kantone Zürich und Luzern.

Eine gute Planung ist matchentscheidend
Aufgrund der Tatsache, dass nach der Verschiebung der HRM2-Einführung im Kanton Luzern auf 2019 auch der Kanton Zürich auf den gleichen Zeitpunkt nachzog, war eine umfassende und realistische Projektplanung noch wichtiger als bis anhin. Das erklärte Ziel der OBT Verantwortlichen war es, innerhalb eines Jahres 80 Gemeinden und Städte auf den neuen Rechnungsstandard HRM2 umzustellen, ohne dabei Abstriche beim Service und der Dienstleistungsqualität in Kauf nehmen zu müssen. Entscheidend für den Erfolg und die hohe Qualität waren neben der personellen Verstärkung des Projektteams auch weitere Massnahmen wie zum Beispiel die OBT HRM2-Toolbox als Eigenentwicklung.

Für das zehnköpfige OBT Projektteam standen im Kontext des grossen Projektvolumens folgende Fragen im Zentrum: Wie schaffen wir es, auf den gleichen Zeitpunkt bei knapp 80 Gemeinden und Städten ein völlig neues Rechnungswesen auf Basis eines neuen Abacus-Mandanten bereitzustellen? Wie und zu welchem Zeitpunkt werden Daten vom bestehenden Mandanten HRM1 in den neuen Mandanten HRM2 übernommen und zwar so, dass die Kunden nicht über längere Zeit Änderungen an beiden Mandanten vornehmen müssen? Zudem klärten die Verantwortlichen, wie die Kunden mit neuen Funktionen und Elementen der Software umgehen werden und wie OBT sicherstellen kann, dass Anfragen beim Servicedesk trotz der vielen gleichzeitigen Umstellungen zeitnah und zur Zufriedenheit der Kunden beantwortet werden können.

Kantonale Eigenheiten beachten
Eine grosse Herausforderung stellte auch die Tatsache dar, dass sich die Art und Weise der Buchführung in den Kantonen Zürich und Luzern unterscheidet. So führen die meisten Gemeinden und Städte im Kanton Zürich verschiedene Buchhaltungen mit so genannten Rechnungskreisen. In HRM1 wurde dies in der Abacus Business Software mit Kostenstellen gelöst. Mit Einführung des neuen Rechnungslegungsstandards HRM2 nutzten die Verantwortlichen die Chance, dies entsprechend anzupassen und zu optimieren. «Wir haben die Rechnungskreise getrennt, indem wir Geschäftsbereiche eingeführt haben», erklärt Reto Bossard, Leiter Informatik Abacus bei OBT.

Im Gegensatz zum Kanton Zürich war es für die Luzerner Gemeinden auch mit dem Rechnungsmodell HRM2 Pflicht, eine flächendeckende Kostenrechnung zu führen. Diese muss nahtlos in der Lösung integriert sein und darf bei der täglichen Buchhaltungsarbeit keinen zusätzlichen Aufwand verursachen. Mit Hilfe der Abacus-Kostenrechnung lassen sich nun auch Globalbudgets mit Leistungsaufträgen direkt verwalten.

Alle 80 Luzerner und Zürcher Gemeinden und Städte setzten neu eine Anlagenbuchhaltung ein. Zudem wünschten viele Verwaltungen die Einführung der Zeit- und Leistungserfassung von Abacus, welche auch mobil und anwenderfreundlich über das Smartphone genutzt werden kann. Einige Gemeinden hatten zudem die Anforderung, einen Curaviva-Kontenplan für die finanzielle Abbildung ihres Pflegeheims zu integrieren.

Im Wissen um sämtliche Anforderungen war für die Spezialisten von OBT klar, dass die HRM2-Lösung in einem neuen Mandanten aufgebaut und umgesetzt werden musste. Nur damit konnte sichergestellt werden, dass alle Gemeinden und Städte künftig die volle Funktionalität der Abacus-Software nutzen können. «Die Standardisierung der Softwarelösung ermöglicht den Kunden nicht nur einen effizienteren Betrieb, sondern vereinfacht auch die Einführung von neuen Funktionen und Modulen», ergänzt Reto Bossard.

OBT HRM2-Toolbox für selbstbestimmte Datenüberführung
Der Kommunikation kam in diesem Grossprojekt eine zentrale Rolle zu. Neben dem intensiven Austausch mit den jeweiligen Finanzverantwortlichen entwickelten die OBT Experten eigens für dieses Projekt die OBT HRM2-Toolbox. Diese ermöglichte es den Kunden, mit Unterstützung von speziell erstellten Schulungsvideos die Daten vom HRM1- in den neuen HRM2-Mandanten zu übernehmen. Damit konnten die Kunden den optimalen Zeitpunkt für die Übernahme selber wählen sowie die Daten selbständig bereinigen und optimieren. Unterstützend standen zudem Informationen, Dokumentationen und Anleitungen in Form von PDF-Dateien und Videos zur Verfügung.

Case Study als PDF-Datei

Gut zu wissen

Die erfolgreiche HRM2-Umstellung in den Kantonen Zürich und Luzern zeigt, dass auch herausfordernde Grossprojekte fristgerecht und mit einer hohen Qualität umgesetzt werden können. Wir empfehlen Ihnen, folgende Punkte zu beachten:

Eine umsichtige Planung ist die Basis für den Erfolg eines solchen Grossprojekts. Bleiben Sie realistisch und berücksichtigen Sie auch Reserven für Unvorhergesehenes.

Kommunizieren Sie regelmässig und umfassend – und zwar nicht nur mit dem Projektteam, sondern auch mit den involvierten Mitarbeitenden.

Beziehen Sie die Mitarbeitenden bereits in der Anfangsphase in das Projekt ein und stellen Sie diesen laufend Informationen, Schulungen und Dokumentationen zur Verfügung.

Halten Sie die Softwarelösung möglichst standardisiert, ohne dabei Ihre spezifischen Anforderungen aus den Augen zu verlieren. Damit stellen Sie sicher, dass neue Funktionen und Module einfacher eingeführt werden können.

Nutzen Sie die Chance, um weitere Optimierungen ins Auge zu fassen, die über die eigentlich gesteckten Ziele hinausgehen. So können Sie zusätzliche Nutzen aus dem Projekt ziehen.

Komplexe Projekte erfordern Zusatzaufwand und viel Herzblut. Vergessen Sie nach der Einführung nicht, das Erreichte gebührend zu feiern.