Case Study: Gemeinde Schöftland – neue IT-Lösung bedürfnisgerecht umgesetzt

Mit heute gut 4'250 Einwohnern geniesst die Gemeinde Schöftland einen sehr hohen Wohn- und Erholungswert. Das Ziel der Gemeindeverwaltung war es, den stetig wachsenden Anforderungen auch in Zukunft gerecht zu sein. Deshalb entschied sich Schöftland für die Modernisierung der gesamten IT-Landschaft inklusive Infrastruktur und für den Schritt in die Cloud.

Mit einer neuen IT-Landschaft bereit für die Zukunft
Rund 30 Mitarbeitende kümmern sich in der Gemeinde Schöftland um die verschiedenen Bedürfnisse der Bevölkerung sowie um die ganze Organisation des Zusammenlebens. Damit die Informatik-Infrastruktur mit den stetig wachsenden Herausforderungen mithalten und den hohen Erwartungen an die Datensicherheit auch in Zukunft gerecht werden kann, entschied sich der Gemeinderat, den Ausbau und die Modernisierung der gesamten IT-Landschaft in Angriff zu nehmen. Neben der Sicherheit stand auch die Verfügbarkeit der Daten im Vordergrund. Die neuen Anforderungen bedeuteten, die bestehende Infrastruktur abzulösen und in eine einheitliche Umgebung zu überführen.

Mit der Umsetzung dieses Grossprojekts wurden Mario Meier (IT-Leiter und stellvertretender Gemeindeschreiber) sowie Thomas Buchschacher (Gemeinderat und Vizeammann) beauftragt. Nach der internen Anforderungsaufnahme wurden neben dem bestehenden und langjährigen Software-Partner auch weitere Anbieter zur Präsentation eingeladen. Darunter befand sich auch OBT, einer der führenden Partner von nest, is-e und Abacus.

«Alles-aus-einer-Hand-Lösung» und ein überzeugender Auftritt während der Offertphase
Bereits bei der Erstpräsentation zeigten die Vertreter von OBT grosses Engagement mit viel Herzblut und überzeugten mit ihren Dienstleistungen. Vor allem das Konzept einer umfassenden Lösung – «alles aus einer Hand» – fand beim Gremium der Gemeinde Schöftland viel Zuspruch. Die Vorteile des vorgestellten Rechenzentrums «OBT Swiss Cloud» und das damit verbundene Fulloutsourcing versprachen grosse technische Erleichterungen, mobiles Arbeiten und nicht zuletzt auch Kosteneinsparungen dank geringeren laufenden Betriebsaufwendungen. Der professionelle Gesamteindruck verstärkte sich in den Folgeterminen kontinuierlich – nach weiteren intensiven Gesprächen und Verhandlungen schien die Chemie einfach zu stimmen. So beauftragte der Gemeinderat Schöftland die OBT AG mit der Realisierung dieses Projekts und gab ihre IT-Zukunft vertrauensvoll in die Hände deren Mitarbeitenden.

Dank der langjährigen Erfahrung mit Systemmigrationen in öffentlichen Verwaltungen konnte das Projekt bei der Gemeinde Schöftland im hohen Grad standardisiert und ohne grosse Probleme in kürzester Zeit umgesetzt werden. Mitte Juli 2017, nur wenige Wochen nach der Auftragserteilung, arbeiteten die Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung bereits mit dem neuen System von OBT.

Trotz vieler Veränderungen zufriedene Anwender
Der Wechsel in die «OBT Swiss Cloud» brachte grosse technische Veränderungen mit sich, trotzdem konnten die User ohne grosse Umstellung in einer vertrauten Software-Umgebung arbeiten. Die Anwender erfreuten sich besonders an der deutlich geringeren Startzeit der Clients – das machte die starken Verbesserungen sehr gut erkennbar. Auch die klar strukturierten Vorgaben, Regeln und Rechtevergaben sorgen für eine geordnete und korrekte Verarbeitung der Informationen. Im Interview fasst Thomas Buchschacher als Projektleiter die Situation zusammen.

Herr Buchschacher, welche gewinnbringenden Vorteile hat die Gemeinde Schöftland durch die neue IT-Lösung?
Zu den wichtigsten Vorteilen zählt für uns klar der sehr hohe Sicherheitsstandard hinsichtlich möglicher Datenverluste, ständig drohendem Virenbefall etc. Dass nur noch eine sehr geringe Inhouse-Betreuung notwendig ist und sich somit der Zeitaufwand für die Gesamtbetreuung der Infrastruktur verringert hat, ist zusätzlich ein wichtiger Vorteil. Die Mitarbeitenden können sich vermehrt um ihre Kernprozesse und die Anliegen der Bevölkerung kümmern.

Welche Prozesse, Betriebsabläufe und Routinen haben sich inwiefern verändert?
Der Support hat deutlich an Qualität gewonnen. Schnelle Reaktionszeiten sowie die hohe Qualität der Beratungs- und Betreuungsleistungen tragen positiv zum Nutzerverhalten bei.

Konnten durch die Umstellung die Kosten gesenkt werden?
Eindeutig! Kosten können nun aber auch genauer abgeschätzt und eingeplant werden. Somit entstehen keine zusätzlichen bzw. ausserordentlichen Anschaffungs- und/oder Reparaturkosten für die Infrastruktur.

Hat die Arbeit mit der neuen Umgebung auch einen Einfluss auf die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden?
Ja – unsere Mitarbeitenden können sich nun auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und müssen sich nicht zusätzlich mit IT-Problemen und deren Lösung beschäftigen.

Wie wurden Ihre Erwartungen an die Zusammenarbeit mit OBT erfüllt?
Die Leistungen von OBT sind sehr gut. Meine persönlichen, hohen Erwartungen wurden sogar übertroffen.

Wie geht es weiter? Sind Erweiterungen oder neue Teilprojekte geplant?
Ja, es sind bereits verschiedene Ideen für die Weiterentwicklung der gesamten Infrastruktur vorhanden. Die Gemeinde Schöftland möchte auf einem stets aktuellen Stand der Technik sein und sich in der heutigen Welt der Digitalisierung konsequent weiterentwickeln. OBT hat bereits entsprechende Lösungen und Varianten aufgezeigt und wird uns auch im weiteren Ausbau partnerschaftlich betreuen.

Case Study als PDF-Datei

Gut zu wissen

Das Projekt zeigt, dass auch Gemeinden mit der Zeit gehen und von einer modernen Softwarelösung sowie einer Auslagerung in die Cloud in mehrerer Hinsicht profitieren können. Dennoch gibt es ein paar Dinge, die zu beachten sind:

Prüfen Sie bereits im Vorfeld alle in der Gemeinde eingesetzten Applikationen genau, da unter Umständen nicht jede einfach so in der Cloud betrieben werden kann. Es gibt Softwarelösungen, die nach wie vor auf eine herkömmliche IT-Struktur ausgelegt sind.

Informieren und involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig, denn eine Cloud-Lösung bedeutet für sie Veränderungen in der Art und Weise, wie sie arbeiten.

Vergleichen Sie verschiedene Angebote und prüfen Sie, ob der Anbieter über Know-how im Gemeindewesen verfügt. Branchenerfahrung ist für die Implementierung von neuen Softwarelösungen essenziell.

Finden Sie für sich den Partner, bei dem Sie im Mittelpunkt stehen. Schon während der Beratung in der Offertphase werden Sie feststellen, welcher Anbieter Ihre Bedürfnisse und das Gemeindewesen kennt und es versteht, individuell darauf einzugehen.

Stellen Sie sich unbedingt folgende Fragen: Was passiert, wenn gar nichts mehr geht? Erhalten Sie den nötigen Support und ist der Anbieter bei Problemen jederzeit erreichbar? Da solche Extremfälle nicht im Vorfeld geprüft werden können, muss die Chemie stimmen. In genau solchen Situationen zählt nur noch eines: Vertrauen.

Und zum Schluss: Planen Sie genügend Zeit für die Suche nach einem Partner und für das gesamte Projekt ein, damit Sie für Ihre Gemeinde die Cloud-Lösung finden, die in jeder Hinsicht passt.