Case Study: Gemeinde Lachen – individuell und flexibel für die Zukunft gerüstet

Die Gemeinde Lachen zählt über 8'600 Einwohner und erfreut sich dank ihrer schönen Lage und einem hohen Lebensstandard grosser Beliebtheit. Um auch in Zukunft ganz individuell und flexibel den Anforderungen entsprechen zu können, entschied man sich für eine komplett neue Hard- und Softwarelösung für die Gemeindeverwaltung und suchte hierfür einen neuen Partner.

Eine Idee nimmt Gestalt an
Die Anforderungen an die Kernapplikationen der Gemeinde Lachen wurden mit den Jahren immer grösser und Innovationen von den Programmherstellern blieben schon seit längerer Zeit aus. Deshalb entschied man sich Anfang 2016 für eine Neuevaluation einer im Markt stark verbreiteten und etablierten Softwarelösung. Ziel war es, die Hard- und Software von einem einzigen Partner zu beziehen. Ausserdem wollte man das Budget 2018 bereits mit der neuen Software abbilden.

Für die Suche wurde das Hauptaugenmerk auf zwei Kriterien gelegt: die Verbreitung der Softwarelösung und vorhandenes Know-how mit Schwyzer Gemeinden seitens des Anbieters. Mit der Softwarelösung nest/Abacus und der OBT AG – einer der führenden Partner von nest, is-e und Abacus – wurde man rasch fündig. Zudem war es der Gemeinde Lachen wichtig, einen Partner an der Seite zu haben, der verschiedene Lösungsansätze anbietet. So stehen der Gemeinde auch in Zukunft sämtliche Wege offen, sollte sie später vom heutigen Inhouse-Betrieb ins Rechenzentrum der Gemeinde Freienbach wechseln oder ein Fulloutsourcing in die «OBT Swiss Cloud» wünschen.

Etappenweise Einführung der neuen Lösung
2017 übernahm die Gemeinde Lachen im Kanton Schwyz eine Vorreiterrolle in Sachen Digitalisierung. Zusammen mit OBT entwickelte man gemeinsam ein mehrstufiges Umsetzungskonzept, welches die aktuellen und die zukünftigen Anforderungen einer modernen Gemeindeverwaltung abdeckt.

Da die Buchführungen zweier Zweckverbände der Gemeinde Lachen und Umgebung nach dem hydrologischen Jahr geführt werden müssen, arbeiteten diese bereits seit dem 1. Oktober 2017 produktiv mit dem neuen System. Dies ermöglichte einen willkommenen Testlauf für das Go-live der politischen Gemeinde per 1. Januar 2018. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse konnten für kleinere Anpassungen und Feinjustierungen verwendet werden.

Nach einer kurzen und pragmatischen Workshop- und Konzeptionsphase wurde die neue Finanzbuchhaltung in wenigen Wochen eingeführt. Neben der neuen Buchhaltung erhielt die Finanzabteilung gleichzeitig eine neue und professionelle Finanzplanungs-Applikation mit integrierter Schnittstelle zu Abacus.

Ein Grossteil der Implementierung und Parametrierung der einzelnen Applikationen wurde von OBT mittels Fernzugriff durchgeführt, was zu einer schnelleren Umsetzung führte und die Kosten für die Gemeinde Lachen senkte.

Für das Budget 2018 wurde auf die Abacus-Detailbudgetierung umgestellt, was bei sämtlichen Abteilungen auf ein positives Echo stiess. Das Detailbudget ist für die Verantwortlichen nun jederzeit nachvollziehbar und ohne eine zusätzliche Unterstützung der Finanzverwaltungsabteilung selbständig abrufbar. Das brachte für alle Beteiligten eine Effizienzsteigerung mit sich.

Learning by doing
Die 24 Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung sowie die insgesamt über 200 externen Angestellten profitieren neu von einer durchgängigen und nachhaltigen Gesamtlösung. Doch ein Softwarewechsel bringt auch immer Umstellungen mit sich. So sah die Darstellung bzw. der Aufbau der Konten nach Kostenarten und Kostenstellen anders aus als wie bis anhin gewohnt. Da die Funktionalitäten grösstenteils selbsterklärend und benutzerfreundlich sind, konnten die anfänglichen Unsicherheiten aber rasch beseitigt werden.

Abacus besticht durch viele Vereinfachungen
Am meisten begeisterte die Anwender, dass Abacus einfach und intuitiv zu bedienen ist. Dadurch konnte die Effizienz deutlich gesteigert werden. War bis anhin bei einer Neuerfassung der manuelle Aufwand sehr gross, ist dies nun einfach und schnell erledigt. Die Kreditorenlösung ist neu ebenfalls deutlich vereinfacht, da alle Kontoauszüge digital und mit hinterlegtem Originalbeleg verschickt werden können. So ist eine bisher äusserst zeitaufwändige Arbeit jetzt per Mausklick sekundenschnell ausgeführt. Der gesamte Papierkrieg und Kopieraufwand fällt auf einen Schlag weg. Dank der Verbuchung in Echtzeit sind zudem sämtliche Daten umgehend verfügbar. Separate und aufwändige Verbuchungsläufe zwischen Haupt- und Nebenbüchern sind nun nicht mehr notwendig.

Ein guter Rat unter Kollegen
Silvia Frutiger, Projektleiterin und Leiterin Finanzen, zieht aus der Zusammenarbeit mit OBT ein positives Fazit. Von der professionellen Beratung über die pragmatische und zielgerichtete Einführung bis hin zur auf die Gemeinde Lachen zugeschnittenen Nachbetreuung ist sie mit dem Projekt äusserst zufrieden und von der neuen Lösung voll überzeugt.

Einzig bei der Überführung der Löhne gab es unvorhergesehene Mehraufwände. Um alles auf einen aktuellen und sauberen Stand zu bringen, wurde der bestehende Lohnstamm nicht migriert, sondern komplett neu aufgebaut und erfasst. Da das Lohnwesen im Kanton Schwyz gegenüber anderen Kantonen komplexer ist, wurde der Zeitaufwand für die Umsetzung im Vorfeld etwas unterschätzt. Gewissenhafte Kontroll- und Testarbeiten waren unabdingbar. Allen, die ebenfalls vor einer ähnlichen Herausforderung stehen, empfiehlt Silvia Frutiger, genügend Zeit einzuplanen. Gleichzeitig sollte die neue Lösung möglichst standardisiert bleiben. Dies bietet die Sicherheit, dass das System wartungsarm und updatefähig sowie die Kosten kalkulier- und planbar bleiben.

Im Nachhinein gesehen hätten sie den Schritt in die Digitalisierung schon lange wagen sollen, so Silvia Frutiger zum Abschluss. Weitere interessante Projekte sind bereits in Planung: die Ablösung der Einwohnerkontrolle, der Fakturierung, der Debitoren, der Objekt- und Projektverwaltung sowie die Neueinführung der Anlagenbuchhaltung. Mit der Zeiterfassung «AbaClocK» werden die Mitarbeitenden künftig bequem über ein am Eingang installiertes iPad ihre Anwesenheit erfassen. Diese Daten werden direkt in die neue Lohnapplikation von Abacus übertragen.

Case Study als PDF-Datei

Gut zu wissen

Dieses Projekt zeigt, dass auch Gemeinden mit der Zeit gehen und von einer modernen Softwarelösung in mehrerer Hinsicht profitieren können. Dennoch gibt es ein paar Dinge, die zu beachten sind:

Vergleichen Sie verschiedene Angebote und prüfen Sie, ob der Anbieter über Know-how im Gemeindewesen verfügt, denn Branchenerfahrung ist für die Implementierung von neuen Softwarelösungen essenziell.

Halten Sie die neue Softwarelösung möglichst standardisiert. Das bringt Ihnen die Sicherheit, dass das System wartungsarm und updatefähig sowie die Kosten kalkulier- und planbar bleiben.

Informieren und involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig, denn eine neue Softwarelösung bedeutet für sie Veränderungen in der Art und Weise, wie sie arbeiten.

Finden Sie für sich den Partner, bei dem Sie im Mittelpunkt stehen. Schon während der Beratung in der Offertphase werden Sie feststellen, welcher Anbieter Ihre Bedürfnisse und das Gemeindewesen kennt und es versteht, darauf einzugehen.

Stellen Sie sich unbedingt folgende Fragen: Was passiert, wenn gar nichts mehr geht? Erhalten Sie den nötigen Support und ist der Anbieter bei Problemen jederzeit erreichbar? Da solche Extremfälle nicht im Vorfeld geprüft werden können, muss die Chemie stimmen. In genau solchen Situationen zählt nur noch eines: Vertrauen.

Planen Sie genügend Zeit für die Suche nach einem Partner und für das gesamte Projekt ein, damit Sie für Ihre Gemeinde die passende Lösung finden, die zudem genug flexibel für zukünftige Bedürfnisse ist.