Case Study: Eugster Treuhand – eine innovative Cloud-Lösung für die Zukunft

Für das Outsourcing benötigte die Eugster Treuhand einen Anbieter, der sowohl Treuhand- wie auch Digitalisierungs-Know-how hat. Da die OBT AG ein Abacus-Vertriebspartner der ersten Stunde ist und aufgrund ihrer Geschäftsfelder die Treuhandbranche bestens kennt, war für Michel Kade von Beginn an eine Zusammenarbeit mit OBT die bevorzugte Lösung. So entstand mit dem Projekt eine sehr enge Partnerschaft, welche sich in den darauffolgenden Monaten stetig weiterentwickelte.

Sämtliche Anforderungen und Ziele wurden zusammengetragen und in einem Strategie- und Massnahmenkatalog dokumentiert. Als Hauptziel wurde die Modernisierung der gesamten IT-Landschaft definiert.

Damit die Eugster Treuhand künftig nicht mehr von der eigenen Infrastruktur abhängig ist, wurde die gesamte Lösung auf cloudbasierten Technologien aufgebaut und die Abläufe entsprechend neu definiert. Mit dieser Struktur wurde eine prozessunterstützte, skalierbare und somit absolut flexible IT-Lösung umgesetzt. Der Nutzen liegt auf der Hand: Die Kosten sind jederzeit plan- und kalkulierbar, da nur das bezahlt wird, was benötigt wird. Zudem hat man auf diese Weise eine IT-Infrastruktur, die immer auf dem neusten Stand ist.

Die bestehende Softwarelandschaft wurde Schritt für Schritt in die OBT Swiss Cloud überführt. Nach der erfolgreichen Übernahme der lokalen Abacus-Installation sowie der webbasierten AbaWebTreuhand-Lösung wurden sämtliche Steuer- und Immobilienprogramme sowie die Microsoft-Office-Produkte in die Cloud implementiert. Die standardisierte Datacenter-Struktur von OBT macht eine rasche, aber dennoch auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Umsetzung möglich. Nach einer rund achtwöchigen Implementierungsphase konnte die neue Gesamtlösung in den Echtbetrieb übernommen werden.

Das Team von Eugster Treuhand arbeitete vom ersten Tag an produktiv in der neuen IT-Umgebung, da sich für die Mitarbeitenden – abgesehen vom neuen Login – kaum etwas veränderte. Der Support über das integrierte Ticketsystem benötigte bei den Anwendern zu Beginn ein Umdenken, denn es gab keine interne Ansprechperson mehr. Der schnelle und professionelle Support kompensierte aber die fehlende kollegiale Note. Heute merken die Anwender gar nicht mehr, dass das Supportteam nicht im gleichen Haus ist.

Die Arbeitsumgebung blieb für die Nutzer praktisch gleich. Umso mehr änderte sich bei der Sicherheit. Das Hosting in der OBT Swiss Cloud garantiert die Datenhaltung in der Schweiz und die ISO-Zertifizierung stellt die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards sicher, was ein enormer Vorteil ist.

Der nächste Schritt war die Umstellung auf VoIP-Telefonie, welche ebenfalls vollumfänglich aus der OBT Swiss Cloud bezogen wird. Die Vorteile sind vielfältig: Neben deutlichen Kosteneinsparungen sowie dem ortsunabhängigen Telefonieren benötigt man keine teuren Telefonanlagen mehr und profitiert von flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten sowie nützlichen Business-Funktionen. Wichtig war, dass die Ablösung ohne Störung oder gar Unterbruch des produktiven Geschäftsalltags abgewickelt werden konnte. Eine gute Planung war daher sehr wichtig.

Michel Kade zieht Bilanz: «Wir haben mehrfach profitiert: Mit den tieferen laufenden Kosten haben wir durch die Lösung von OBT deutlich mehr Qualität gewonnen und haben einen kompetenten und zuverlässigen Partner an unserer Seite, welcher uns alles aus einer Hand bieten kann.» Dass nun sämtliche Wartungsarbeiten, System-Updates und Services über OBT laufen, ist gemäss Michel Kade eine grosse Entlastung. Mit der gewonnenen Zeit kann sich das Team auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und ist dadurch nun deutlich produktiver.

Ein Full-Outsourcing bedeutet, nicht in eine eigene IT-Infrastruktur investieren zu müssen. Die Kosten sind klar kalkulierbar, da man nur das bezahlt, was man benötigt. Zudem können die Mitarbeitenden absolut flexibel und ortsunabhängig arbeiten. Weiter ist die Integration von neuen Arbeitnehmern neu ganz einfach auf Mausklick möglich.