Case Study: Eugster Treuhand – eine innovative Cloud-Lösung für die Zukunft

Als Michel Kade 2015 die Firmenleitung der 1974 gegründeten Treuhand AG übernahm, hatte sich das Unternehmen bereits einen respektablen Namen in der Treuhandbranche gemacht. Doch die gesamte IT-Lösung war in die Jahre gekommen und verursachte mittlerweile sehr hohe Kosten. Es war dringend eine Erneuerung nötig.

Eine veraltete Informatiklösung bremste das Unternehmen aus
Die Informatikumgebung wurde bei Eugster Treuhand bis dato lokal betrieben – wie bei den meisten Treuhandfirmen üblich. Aufgrund einer sehr geringen Standardisierung stiegen die Wartungs- und Serviceaufwendungen über die Jahre hinweg immer mehr an und waren mittlerweile unverhältnismässig hoch. Da die IT-Infrastruktur in die Jahre gekommen war, benötigte diese dringend eine Erneuerung. Ein weiterer Kostentreiber war das physische Archiv, das nach fast 40 Jahren immer mehr wertvollen Platz beanspruchte. Das war der Zeitpunkt für Michel Kade, sich mit neuen Lösungen auseinanderzusetzen. Ziel war es, nach und nach das gesamte Unternehmen zu modernisieren und für die Zukunft fit zu machen.

«Wie ermögliche ich meinen Mitarbeitenden ein effizienteres Arbeiten?» und «Was kann ich tun, um jederzeit Zugriff auf alle Informationen zu haben?» fragte sich Michel Kade und hatte eine Vision: die gesamte IT-Infrastruktur auslagern, um für sich und sein 20-köpfiges Team mehr Zeit für das Kerngeschäft zu gewinnen. Zudem wollte er den Platz des mittlerweile riesigen physischen Archivs anders nutzen und alle Informationen digitalisieren – ein klassisches «Full-Outsourcing» also.

OBT Swiss Cloud – eine Investition in die Zukunft
Für das Outsourcing benötigte die Eugster Treuhand einen Anbieter, der sowohl Treuhand- wie auch Digitalisierungs-Know-how hat. Da die OBT AG ein Abacus-Vertriebspartner der ersten Stunde ist und aufgrund ihrer Geschäftsfelder die Treuhandbranche bestens kennt, war für Michel Kade von Beginn an eine Zusammenarbeit mit OBT die bevorzugte Lösung. So entstand mit dem Projekt eine sehr enge Partnerschaft, welche sich in den darauffolgenden Monaten stetig weiterentwickelte.

Sämtliche Anforderungen und Ziele wurden zusammengetragen und in einem Strategie- und Massnahmenkatalog dokumentiert. Als Hauptziel wurde die Modernisierung der gesamten IT-Landschaft definiert.

Damit die Eugster Treuhand künftig nicht mehr von der eigenen Infrastruktur abhängig ist, wurde die gesamte Lösung auf cloudbasierten Technologien aufgebaut und die Abläufe entsprechend neu definiert. Mit dieser Struktur wurde eine prozessunterstützte, skalierbare und somit absolut flexible IT-Lösung umgesetzt. Der Nutzen liegt auf der Hand: Die Kosten sind jederzeit plan- und kalkulierbar, da nur das bezahlt wird, was benötigt wird. Zudem hat man auf diese Weise eine IT-Infrastruktur, die immer auf dem neusten Stand ist.

Eine Standardlösung individuell umgesetzt
Die bestehende Softwarelandschaft wurde Schritt für Schritt in die OBT Swiss Cloud überführt. Nach der erfolgreichen Übernahme der lokalen Abacus-Installation sowie der webbasierten AbaWebTreuhand-Lösung wurden sämtliche Steuer- und Immobilienprogramme sowie die Microsoft-Office-Produkte in die Cloud implementiert. Die standardisierte Datacenter-Struktur von OBT macht eine rasche, aber dennoch auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Umsetzung möglich. Nach einer rund achtwöchigen Implementierungsphase konnte die neue Gesamtlösung in den Echtbetrieb übernommen werden.

Das Team von Eugster Treuhand arbeitete vom ersten Tag an produktiv in der neuen IT-Umgebung, da sich für die Mitarbeitenden – abgesehen vom neuen Login – kaum etwas veränderte. Der Support über das integrierte Ticketsystem benötigte bei den Anwendern zu Beginn ein Umdenken, denn es gab keine interne Ansprechperson mehr. Der schnelle und professionelle Support kompensierte aber die fehlende kollegiale Note. Heute merken die Anwender gar nicht mehr, dass das Supportteam nicht im gleichen Haus ist.

Erhöhte Sicherheit für die Daten
Die Arbeitsumgebung blieb für die Nutzer praktisch gleich. Umso mehr änderte sich bei der Sicherheit. Das Hosting in der OBT Swiss Cloud garantiert die Datenhaltung in der Schweiz und die ISO-Zertifizierung stellt die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards sicher, was ein enormer Vorteil ist.

Der nächste Schritt war die Umstellung auf VoIP-Telefonie, welche ebenfalls vollumfänglich aus der OBT Swiss Cloud bezogen wird. Die Vorteile sind vielfältig: Neben deutlichen Kosteneinsparungen sowie dem ortsunabhängigen Telefonieren benötigt man keine teuren Telefonanlagen mehr und profitiert von flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten sowie nützlichen Business-Funktionen. Wichtig war, dass die Ablösung ohne Störung oder gar Unterbruch des produktiven Geschäftsalltags abgewickelt werden konnte. Eine gute Planung war daher sehr wichtig.

Alles aus einer Hand
Michel Kade zieht Bilanz: «Wir haben mehrfach profitiert: Mit den tieferen laufenden Kosten haben wir durch die Lösung von OBT deutlich mehr Qualität gewonnen und haben einen kompetenten und zuverlässigen Partner an unserer Seite, welcher uns alles aus einer Hand bieten kann.» Dass nun sämtliche Wartungsarbeiten, System-Updates und Services über OBT laufen, ist gemäss Michel Kade eine grosse Entlastung. Mit der gewonnenen Zeit kann sich das Team auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und ist dadurch nun deutlich produktiver.

Ein Full-Outsourcing bedeutet, nicht in eine eigene IT-Infrastruktur investieren zu müssen. Die Kosten sind klar kalkulierbar, da man nur das bezahlt, was man benötigt. Zudem können die Mitarbeitenden absolut flexibel und ortsunabhängig arbeiten. Weiter ist die Integration von neuen Arbeitnehmern neu ganz einfach auf Mausklick möglich.

Auf was ist bei so einem Projekt speziell zu achten?
«Die Planung ist nicht zu unterschätzen», findet Michel Kade. Es muss im Vorfeld klar definiert werden, welche Bedürfnisse abzudecken sind. Dabei zieht man am besten die Mitarbeitenden hinzu, denn sie werden in Zukunft mit der Lösung arbeiten und müssen diese akzeptieren. Zudem sollte man einen Partner wählen, der die gleiche Sprache spricht und die Bedürfnisse versteht. Vom gegenseitigen Verständnis hängt der Erfolg eines Outsourcing-Projekts ab. «Alles aus einer Hand zu beziehen, war nachträglich betrachtet genau die richtige Entscheidung. So hatten wir während des ganzen Projekts immer nur einen Ansprechpartner. Das machte es für uns viel komfortabler», resümiert der Geschäftsführer der Eugster Treuhand.

Case Study als PDF-Datei

Gut zu wissen

Das Projekt zeigt, dass auch kleinere KMU von einer Auslagerung in mehrerer Hinsicht profitieren können. Dennoch gibt es ein paar Punkte, auf die Sie bei einem solchen Projekt achten sollten:

Prüfen Sie bereits im Vorfeld alle im Unternehmen eingesetzten Applikationen genau, da unter Umständen nicht jede Applikation einfach so in der Cloud betrieben werden kann. Es gibt Softwarelösungen, die nach wie vor auf eine herkömmliche IT-Struktur ausgelegt sind.

Informieren und involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig, denn eine Cloud-Lösung bedeutet für sie Veränderungen in der Art und Weise, wie sie arbeiten.

Finden Sie für sich den Partner, bei dem Sie im Mittelpunkt stehen. Schon während der Beratung in der Offertphase werden Sie feststellen, wer Ihre Bedürfnisse und Ihre Branche kennt und es versteht, ganz individuell darauf einzugehen.

Stellen Sie sich unbedingt folgende Fragen: Was passiert, wenn gar nichts mehr geht? Erhalten Sie den nötigen Support und ist der Anbieter bei Problemen jederzeit erreichbar? Da solche Extremfälle nicht im Vorfeld geprüft werden können, muss die Chemie stimmen. In genau solchen Situationen zählt nur noch eines: Vertrauen.

Und zum Schluss: Planen Sie genügend Zeit für die Suche nach einem Partner und für das gesamte Projekt ein, damit Sie für Ihr Unternehmen die Cloud-Lösung finden, bei der Sie sich wie im siebten Himmel fühlen werden.