Bonstetten druckt auswärts

Die Gemeinde Bonstetten reduziert Kosten und Aufwand beim Dokumenten-Output und verarbeitet Massenläufe für das Drucken, Verpacken und Frankieren über einen externen Dienstleister.

Ausgangssituation
Bonstetten, eine von 14 Gemeinden im Knonaueramt, ist eine lebendige, moderne Gemeinde mit knapp 5'400 Einwohnern. Eingebettet in eine herrliche Landschaft bietet sie eine hohe Lebensqualität.

OBT AG erhielt 2014 im Rahmen einer umfangreichen Submission des Kantons Zürich den Zuschlag der Gemeinde Bonstetten als Generalunternehmer für die neue Gemeindesoftware mit der Kernanwendung nest inklusive Steuern / is-e und Abacus. Im Projektumfang sind auch die Lieferung und der Betrieb der IT- und Kommunikationsinfrastruktur inklusive Multifunktionsgeräte und Drucker enthalten. Seit zwei Jahren nun wird der applikationsübergreifende Rechenzentrums-Betrieb in der georedundanten «OBT Swiss Cloud» mit hoher Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit gewährleistet. Als OBT Partner zeigt sich Printcom für die Lieferung der Output-Hardware und den Betrieb verantwortlich. Mit der Printcom-Softwarelösung «documento» werden die Massenläufe der Druckoutputs sowie der Archivierung aufbereitet und über den Dienstleister Baumer AG, Islikon, verarbeitet.

Herausforderung
Ein wesentlicher Teil des Outsourcings galt den Dokumenten-Prozessen. Der grösste Dokumenten-Output in einer Gemeinde erzeugt die Steuerabteilung. So hatte man in der Vergangenheit Rechnungen etc. auf eigenen Druckern gedruckt, händisch verpackt, frankiert und zur Post gebracht – dies auch, um den Umgang mit sensiblen Daten im Haus zu haben und die Reprints selbst zu steuern.

Anfang Jahr erhalten die natürlichen und juristischen Personen die Steuerunterlagen. Die personelle und logistische Herausforderung war bei der Jahresproduktionen immens.

Lösung
Der RZ-Betreiber OBT AG hostet die Kernanwendung nest inkl. Steuern / IS-E und Abacus sowie die Output-Lösung «printcom documento» inkl. «printcom PostModul». Die in nest erstellten Dokumente werden von «documento» übernommen, in PDF-Dateien umgewandelt und mittels definierten Workflows für den internen (Arbeitsplatzdrucker) und externen Druck (Druckcenter), die elektronische Frankierung, die Archivierung und das lokale Speichern zur Verfügung gestellt. Im externen Druckcenter bei der Baumer AG wird nun die datenschutzgerechte Verarbeitung sowie ein 100%-iger Output mittels «Closed Loop» gewährleistet. Ebenso steht der Gemeinde auf Wunsch eine webbasierte Überwachung der Verarbeitung zur Verfügung, über die sich jederzeit der aktuelle Verarbeitungsstand abrufen lässt. Derzeit werden für die Gemeinde folgende Dokumente gedruckt:

  • Stimmrechtsausweise
  • Steuerrechnungen
  • Wasser- und Abwasserrechnungen
  • Kehricht- und Kabelnetzgebühren
  • Schlussrechnungen für Kapitalabrechnung mit/ohne ESR
  • Provisorische Rechnung Staats- und Gemeindesteuer

Benefits der modernen Output-Lösung

  • Die Bereitstellung interner Ressourcen für Druck und Verpackung von Massensendungen entfällt
  • Reduktion der Drucker-Infrastrukturkosten durch Outsourcing
  • Planbarer, professioneller Versand des Massenoutputs durch Outsourcing
  • Optimale Frankierung (A, B, Einschreiben etc.) dank Outsourcing – Entfall der eigenen Frankiermaschine

Text und Grafik: Printcom GmbH