Bessere Kontrolle über einzelne Prozessschritte bei der Gravag

Die Gravag Erdgas AG setzt seit rund zwei Jahren auf die is-e-Software – dies mit Erfolg: Die Prozessschritte können seither automatisch selektiert und aufbereitet werden und die periodischen Installationskontrollen haben sich vereinfacht.

Die Gravag Erdgas AG (GRAVAG) versorgt im St.Galler Rheintal, im Werdenberg, im Appenzellerland und in der St.Galler Bodensee-Region über das unterirdische Leitungsnetz mehr als 20'000 Haushalte, viele Industrie- und Gewerbebetriebe sowie öffentliche Gebäude zuverlässig, sicher und umweltschonend mit Erdgas.

Seit der Einführung der Installationskontrollen im Jahr 1995 erwies sich der Prozess der periodischen Gas-Kontrollen als administrativer Mehraufwand, der mit der is-e-Software behoben werden sollte.

Prozessbeschreibung der Gas-Installationskontrollen
Die Planung für die Gas-Installationskontrolle erfolgte nach Ortschaften und Strassen. Für die Terminierung wurde jeweils eine Tagesübersicht (zwölf Kontrollen für zwei Monteure, zweimal doppelte Termine waren zu vergeben) gedruckt und die gewünschten Uhrzeiten von Hand notiert. Diese wurden am Freitag wieder händisch auf die Stammdatenblätter und auf Wochenübersichten übertragen und den Monteuren übergeben.

Nach der Kontrolle erfasste das Sekretariat die Daten und legte das Stammdatenblatt mit einer Kopie der Erledigungsmeldung in einem Ordner nach Gemeinde und Strassen sortiert ab.

Eine manuelle Überprüfung der Termine mittels einer Exceltabelle war mühsam zu verwalten. Die ein- und ausgegangenen Erledigungsschreiben wurden von Hand gezählt, notiert und für die Quartalszahlen zusammengetragen.

Einführung is-e-Software
Mit der Einführung der is-e-Software im Oktober 2013 kristallisierte sich die Umsetzung der periodischen Installationskontrollen als Herausforderung heraus.

Mit der Anwendung «Projekt- und Prozessmanagement», die eine lückenlose Integrierung in die Stammdaten wie Objekt (Liegenschaft, Gebäude, Wohnung etc.), Zählerwesen und Eigentümeradressen gewährleistet, konnte der Prozess reibungslos im is-e abgebildet werden.

Die ausgefüllten Stammdatenblätter mit dem zugehörigen Prüfstreifen werden heute gescannt und dem Kunden automatisch mittels QR-Code zugeordnet. Der administrative Aufwand minimiert sich, da die Monteure sämtliche technische Daten selber im System ergänzen.

Ein weiterer Pluspunkt im is-e sind die Terminverschiebungen und Zeitabsprachen – diese können von mehreren Personen direkt im System erfasst werden. Läuft eine Frist ab, wird automatisch eine Aktivität im CRM generiert.

Im Gegensatz zu früher ist eine bessere Kontrolle der Prozessschritte gegeben. Diese können im is-e automatisch selektiert und aufbereitet werden.

Fazit
Mit dem integrierten Projekt- und Prozessmanagement hat die GRAVAG folgenden Mehrwert:

  • Übersicht über alle Projekte pro Kunde und Objekt
  • Offene Tätigkeiten im Organizer
  • Flexibler Arbeitsablauf
  • Frei definierbarer Turnus bei periodischen Installationskontrollen
  • Nahtlose Integrierung in die is-e-Stammdaten
  • Integriert in Workflow-Services, CRM und Microsoft-Office