Abacus-Visumsworkflow unterstützt die moderne Gemeinde

Mit der Abacus-Software bleiben zu visierende Rechnungen nicht mehr liegen, sondern werden automatisiert weitergeleitet, so dass sie jederzeit und überall verarbeitet werden können. Ein weiterer Vorteil des Visumsworkflows von Abacus: Sie haben jederzeit die Übersicht über Ihre Kreditorenrechnungen.

Dutzende von Kreditorenrechnungen werden in der Abacus-Software tagtäglich erfasst, nachdem sie die Abteilung Finanzen visiert erreichen. Diese Rechnungen erhalten Sie als Kreditorenverantwortlicher immer rechtzeitig, so dass Skontofristen und allgemeine Zahlungskonditionen ausgeschöpft bzw. eingehalten werden können – ist das in Ihrer Verwaltung wirklich so?

Entspricht die Realität nicht eher der, dass die visierten Rechnungen zur Erfassung und Zahlung bei der Abteilung Finanzen erst eintreffen, nachdem sie eigentlich längst hätten bezahlt werden sollen? Werden Sie von Lieferanten kontaktiert, eine Rechnung sei nicht bezahlt worden und Sie wissen ehrlicherweise gar nicht, bei wem sich die Rechnung zurzeit zum Visum befindet? Wäre es für Sie als Visumsverantwortlicher nicht angenehmer, die Kreditorenrechnungen elektronisch zu visieren, jederzeit und egal, wo Sie sich befinden?

Professionelles Handling
Der Visumsworkflow von Abacus unterstützt Sie als moderne Gemeinde beim professionellen Handling Ihrer Kreditorenrechnungen. Sie wissen jederzeit, bei wem sich eine Rechnung zum Visum befindet und können bei Verzug frühzeitig reagieren. Die Visumsverantwortlichen visieren die Rechnungen, wie es für sie am angenehmsten ist – von überall aus, via PC, Laptop, Mac, iPad etc.

Definition des Visumsworkflows
Sämtliche Visumsverantwortliche werden in der Software Abacus einem Visumsworkflow zugewiesen. Grundsätzlich können verschiedene Visumsworkflows definiert werden. Wir empfehlen max. zwei bis drei solcher Prozesse, damit die Übersichtlichkeit nicht verloren geht. Der wichtigste Grundsatz: Der Visumsprozess muss konsequent personenbezogen sein.

Möglichkeiten

  • Betragslimiten / Visumskompetenzen
    Damit können Visumskompetenzen der Verwaltung in der Software abgebildet werden. Aufgrund dieser Betragslimiten muss eine Rechnung nicht zwingend den ganzen Prozess durchlaufen.
  • Pools
    Anstelle einzelner Visumsverantwortlicher können sogenannte Pools definiert werden. Einem Pool werden verschiedene Visumsverantwortliche zugeteilt. Eine Rechnung, welche einem Pool zugewiesen wird, kann von allen Visumsverantwortlichen dieses Pools visiert werden.
  • Berechtigungen / Rechte
    Jedem Visumsverantwortlichen werden dessen Rechte definiert. Darf er einen Beleg «nur» visieren und ablehnen? Oder darf dieser Konten, Kostenstelle, Konditionen etc. ändern oder einen Beleg einem anderen Visumsverantwortlichen weiterleiten? Muss beim Ablehnen und Weiterleiten zwingend ein Text erfasst werden etc.?
  • Anzahl
    Es kann festgelegt werden, wie viele Visa ein Beleg mindestens benötigt, bevor dieser zur Zahlung freigegeben wird.
  • Stellvertretungen
    Fixe oder temporäre Stellvertretungen (z.B. während den Ferien) können definiert werden.

So funktioniert der Visumsworkflow
Sobald der Visumsworkflow einmal definiert ist, wird dem ersten Visumsverantwortlichen eine Kreditorenrechnung bei der Erfassung zugewiesen.

  • Dieser Visumsverantwortliche wird per E-Mail informiert, dass eine oder mehrere Rechnungen auf ihn warten. Via Link im E-Mail kann die Abacus-Software direkt gestartet werden. Dabei spielt es keine Rolle, mit welchem Endgerät dies vorgenommen wird. Ist die Abacus-Software so konfiguriert, dass diese via Internet von überall gestartet werden kann, kann auch die Visierung von überall vorgenommen werden.
  • Aufgrund des ersten Visums auf der Kreditorenrechnung schickt das System die Rechnung gemäss Definition des Visumsworkflows dem nächsten Visumsverantwortlichen.
  • Sobald der Beleg vollständig visiert ist, kann dieser bezahlt werden.

Fazit
Setzen Sie als moderne Verwaltung den Abacus-Visumsworkflow ein und profitieren Sie von folgendem Mehrwert:

  • Systemunterstützter Visumsprozess inkl. E-Mail-Benachrichtigung
  • Bei öffentlichen Verwaltungen fallen keine Lizenzkosten an
  • Visumslimiten, Pools (mehrere Visumsberechtigte), Stellvertretungen, Ferienabwesenheiten etc. können definiert werden
  • Visum kann via Internet, iPad oder Smartphone (iOS und Android) erfolgen – sofern dies von der IT unterstützt wird
  • Jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Rechnung visiert hat oder eben noch nicht
  • Schnell, effi zient, modern, informativ – Abacus-Visumsworkflow

«Die Motivation, ABACUS-Visumsworkflow einzuführen, war hauptsächlich die Prozessoptimierung (jeder KST-Verantwortliche hat Zugriff auf seine Belege, Umlauf ist ersichtlich, Skontofristen etc.). Damit können wir auf eine Führung von Mehrfachablagen (Standorte) verzichten und die Belege sind für alle berechtigten Personen, inklusive Revisoren, jederzeit verfügbar bzw. im Zugriff.»

Roman Furrer, Leiter Finanzen
Gemeindewerke Pfäffikon ZH
 

«Die Gemeinde Weiningen setzt auf den Visumsworkflow, weil:

  • Der Belegfluss rasch und jederzeit von der Finanzverwaltung kontrollierbar ist.
  • Die ohnehin schon überlasteten Gemeinderäte die Belege jederzeit von zuhause aus visieren können und so weniger Präsenz auf der Gemeinde zeigen müssen.
  • Der ganze Postversand entfällt.
  • Die Belege auch bei Ferienabwesenheiten bereits vorerfasst werden können und so kein Bearbeitungsrückstau entsteht.»

Daniel Saager, Leiter Finanzen
Gemeinde Weinigen
 

«Durch die elektronische Zustellung der Kreditorenrechnungen an die Visumsverantwortlichen werden die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt und die Rechnungen termingerecht unter Abzug der Skonti bezahlt. Der Visumsprozess kann mit Hilfe des ABACUS-Visumsworkflows gemäss den hinterlegten Kompetenzregeln automatisch gesteuert werden. Es ist jederzeit ersichtlich, bei welchen Visumsverantwortlichen sich die Rechnungen befinden und falls notwendig, kann so auf den Visumsprozess Einfluss genommen werden. Da die Rechnungen im System jederzeit elektronisch abrufbar sind, werden die diversen Papierarchive bald der Vergangenheit angehören.»

Robert Kranz, Leiter Rechnungswesen
Gemeinde Kriens