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    Infoboard
    01.05.2015

    Papierlose Kreditorenbuchhaltung

    Auftragsbestätigung, Rechnungen, Bestellungen, Korrespondenzen – in Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten fallen viele Dokumente an. Meist füllen diese Ordner um Ordner und ein Suchen von Dokumenten ist oft aufwändig. Abhilfe schafft hier das Softwaremodul AbaScan der Abacus Research AG in St.Gallen.
    Papierlose Kreditorenbuchhaltung

    Jedes Jahr füllen sich in Unternehmen die Ordner mit etlichen Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen, Korrespondenzen usw. Diese werden über Jahre archiviert. Dank elektronischer Unterstützung und angepasster Gesetzgebung für die Aufbewahrungsfrist ist dies heute nicht mehr notwendig.

    Eine Umstellung auf elektronische Dokumente mittels der Software AbaScan der Abacus Research AG ist einfach realisierbar und bietet zahlreiche Vorteile:

    Pa­pier­loses Büro

    Alle für die Buchhaltung relevanten Belege sind zentral in der Software Abacus abgelegt und mit der entsprechenden Kreditorenbuchhaltung verknüpft. Sie und Ihre Mitarbeitenden können jederzeit auf die abgelegten Dokumente zugreifen und auf die Vollständigkeit der Kreditorenbuchhaltung ohne Papierdokumente vertrauen.

    Ge­set­zes­kon­forme di­gi­tale Auf­be­wahrung von Kre­di­to­ren­rech­nungen

    Dank der elektronischen Signatur (z.B. SuisseID) werden die Originalrechnungen als PDF mittels Zeitstempel gesetzeskonform im Abacus abgelegt. Mehrwertsteuer-relevante Belege können jederzeit problemlos reproduziert werden. Somit entfällt die zusätzliche Aufbewahrung der Papierrechnungen.

    Voll­text­suche über alle elek­tro­ni­schen Do­ku­mente

    AbaScan indexiert beim Scannen der Belege den kompletten Text, welcher in den Dokumenten enthalten ist. Dies ermöglicht es, mittels der integrierten Suchfunktion z.B. Rechnungen und einzelne Positionen sofort zu finden und anzuzeigen.

    Elek­tro­nische Vi­sums­pro­zesse für Kre­di­to­ren­rech­nungen

    Für die Visumsprozesse in den Unternehmen zirkulieren keine Originalrechnungen und keine Rechnungskopien mehr. Die Rechnungen sind elektronisch im Abacus abgelegt und können von den visumsberechtigten Personen ortsunabhängig für die Weiterverarbeitung freigegeben werden.
    Umstellung auf elektronische Archivierung

    Fazit

    Das Softwaremodul AbaScan bietet die ideale Möglichkeit, sämtliche Dokumente im Kreditorenmanagement elektronisch und zentral zu verwalten und gesetzeskonform im Abacus abzulegen. Durch diese Vorteile sparen Sie Zeit in der Bearbeitung der Dokumente und können die Kosten für die Administration tief halten.
    OBT AG | Rorschacher Strasse 63 | 9004 St.Gallen | T +41 71 243 34 34 | info@obt.ch