Kundenporträt: Surprise – Menschen am Rande der Gesellschaft im Fokus
«Hilfe zur Selbsthilfe» ist seit 1998 das zentrale Anliegen des Vereins «Surprise». Oder sogar schon etwas länger, denn bereits fünf Jahre zuvor wurde in Basel mit dem Strassenmagazin «Stempelkissen» sowie einem Arbeitslosenkomitee die Vorläuferorganisation des heutigen Vereins gegründet.
1997 erfolgte ein erster Professionalisierungsschritt: das Projekt wurde mit der Gründung der GmbH «Surprise Strassenmagazin» in einen Lohnbetrieb mit professioneller Redaktion umgewandelt. Parallel dazu wurde 1998 der gemeinnützige Verein in «Verein Surprise» umbenannt.
Sinnvolle Aufgaben für Armutsbetroffene
Das Strassenmagazin «Surprise» ist auch heute noch die tragende Säule des Vereins. Es wird von Menschen ohne oder mit beschränktem Zugang zum regulären Arbeitsmarkt auf der Strasse angeboten. Die Hälfte des Verkaufspreises von sechs Franken dürfen diese als Verdienst selber behalten, die andere Hälfte fliesst in die Vereinskasse.
Einen Verdienst bieten auch die sozialen Stadtrundgänge. In Basel, Bern und Zürich erzählen die Suprise-Stadtführer und -führerinnen aus ihrem Alltag und zeigen Orte, an denen man sonst achtlos vorübergehen würde. Dadurch sollen einerseits Vorurteile abgebaut, andererseits den Stadtführerinnen und -führern eine sinnvolle Aufgabe sowie die Möglichkeit, ein aktiver Teil der Gesellschaft zu sein, geboten werden. «Heute generieren wir 65% unserer Einnahmen durch den Erlös aus dem Strassenmagazin und der sozialen Stadtrundgänge sowie durch Inserate», erklärt Geschäftsleiterin Jannice Vierkötter. «35% machen Spenden, Sponsoren- und Stiftungsgelder aus.»
Wachstum erfordert Professionalisierung
Aufgrund des stetigen Wachstums sowie der weiteren Angebote wie Strassenfussball, Strassenchor, das gastronomische Solidaritätsnetzwerk «Café Surprise», das Job- und Förderprogramm «SurPlus» und Chancen-Arbeitsplatz sowie die niederschwellige Sozialberatung und -begleitung, hat sich die kleine aber feine Organisation in den vergangenen Jahren zu einer komplexen Struktur entwickelt, die sich auch in der Buchhaltung abbildete.
«Wir realisierten, dass wir in der Buchhaltung ein Steuerungsinstrument brauchten, das die Geschäftsleitung selber benutzen kann und wollten Doppelspurigkeiten, die im Laufe der Zeit entstanden sind, beseitigen», erklärt Jannice Vierkötter.
2019 platzierte sie bei drei Treuhandfirmen eine Anfrage, mit zweien führte sie danach Gespräche und holte eine Offerte ein. «Bei OBT überzeugte mich nicht nur das Preis-Leistungsverhältnis, sondern auch das Zwischenmenschliche und der Basler Standort.»
Gelungener Start mit Hindernissen
Ende des vergangenen Jahres begann Franziska Dreher, OBT Partnerin am Standort Basel, zusammen mit ihrem Team für den Verein «Surprise» den Mandanten im Abacus einzurichten. «Da Prozesse, Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten nicht abschliessend bekannt waren, führen wir die Buchhaltung derzeit vorwiegend nach dem bisherigen Vorgehen des Vereins» erklärt Franziska Dreher. Ins Geschäftsjahr 2020 startete «Surprise» jedoch mit dem neuen Abacus-Kontenplan sowie einer Kostenstellenstruktur. Es wird teilweise aber auch noch mit unterschiedlichsten Softwaretools gearbeitet, die bei «Surprise» im Einsatz sind. Das Ziel ist jedoch, mittelfristig alles auf Abacus umzustellen.
Aufgrund von Corona kam dann vieles anders als geplant. Nach dem Lockdown Mitte März, sah sich der Verein mit einer noch nie dagewesenen Situation konfrontiert. «Wir mussten unsere rund 400 Verkäuferinnen und Verkäufer Knall auf Fall nach Hause schicken und auch unsere anderen Einnahmequellen und Angebote abrupt stoppen», blickt Jannice Vierkötter auf diese intensive Zeit zurück.
Konstant und konstruktiv
Dank einer aus dem Boden gestampften Online-Spendenkampagne mit grosser Resonanz, kamen der Verein und auch die Verkäuferinnen und Verkäufer über die Runden. Doch es war nicht nur der wegfallende Verdienst, der diesen zu schaffen machte, sondern vor allem auch die fehlenden Sozialkontakte. «Daher lag unser Fokus nicht auf der Buchhaltung, sondern auf der Umstellung der Sozialberatung auf telefonischen Support und dessen massivem Ausbau.»
Rückblickend ist auch Franziska Dreher tief beeindruckt wie Surprise den vergangenen Frühling und die darauffolgenden Monate gemeistert hat. «Trotz allem Stress, den die Verantwortlichen hatten, blieb der Austausch konstant und konstruktiv.» Zudem habe sie in dieser Zeit auch realisiert, wie komplex diese NPO sei. «Der Verein ist für uns in mehrfacher Hinsicht ein spannendes Projekt. Einerseits weil wir mit ihm für die Zukunft viel gestalten können, andererseits auch aufgrund seiner wertvollen Arbeit für die Schweizer Gesellschaft.»
Erste Meilensteine erreicht
Trotz der Verzögerungen ist «Surprise» in den vergangenen Monaten dem Ziel, über einen automatisierten Reportingprozess zu verfügen, einen Schritt nähergekommen. Zu verdanken ist dies nicht nur den eisernen Nerven aller Beteiligten, sondern auch der gründlichen und strukturierten Arbeit der OBT Experten. «Diese haben unsere Organisation von Grund auf angeschaut, gewisse Prozesse hinterfragt und die Buchhaltungsprozesse professionalisiert», bestätigt Geschäftsführerin Vierkötter. Die Finanz-, Lohn-, Kreditorenbuchhaltung mit Scanning und ein Teil der Fakturierung laufen derzeit auf Abacus. Die vollständige Debitorenverarbeitung und diverse weitere Automatisierungen sollen in einem zweiten Schritt folgen.
Einen nächsten Meilenstein in der Zusammenarbeit stellt der erste Jahresabschluss im Abacus dar. «Wir sind zuversichtlich, dass dieser dank OBT nun effizienter erstellt werden kann und wir schneller zu den für uns auch für die Zukunftsplanung wichtigen Zahlen kommen werden.»
Zusammenarbeit mit OBT
Dank der grossen Erfahrung, der kundennahen Standorte sowie der feinfühligen Art und Weise der OBT Experten fühlt sich die Leitung des Vereins «Surprise» als Non-Profit-Organisation bestens betreut. «Obwohl die Zusammenarbeit erst kurz vor dem Corona-Lockdown begonnen hatte und sowohl wir als auch OBT in den vergangenen turbulenten Monaten sehr gefordert waren, fühlten wir uns stets in guten Händen», betont Jannice Vierkötter, Surprise-Geschäftsleiterin.
Zudem schätzt sie es, dass OBT die Führung bei der Umstellung der Buchhaltung auf Abacus zwar übernommen, die Verantwortlichen bei «Surprise» dabei aber immer eingebunden hat.
«Dadurch lernen wir sukzessive dazu und entwickeln unsere Organisation zusammen mit OBT weiter.»
