Case Study: Gemeinde Bonaduz – Digitalisierung bringt Mehrwert für Bürger und Angestellte
Moderne Gesamtlösung gesucht
Aufgrund der Kündigung des langjährigen Softwarelieferanten musste die Bündner Gemeinde Bonaduz innert kürzester Frist eine neue Fachapplikation für die Einwohnerkontrolle, die Gebührenverrechnung und für die Finanzverwaltung finden. Ziel war es, eine moderne Gesamtlösung einzuführen, welche die Digitalisierung der Arbeitsprozesse sowie die Auslagerung des Betriebs in ein Rechenzentrum im Fokus hat.
Der Projektumfang war anspruchsvoll: Es galt sicherzustellen, mit der neuen Lösung die Einwohnerverwaltung, das gesamte Finanz- und Lohnwesen sowie das Verrechnen von Wasser-, Abwasser-, Kehrricht- und Hundegebühren zu integrieren. Der zeitliche Rahmen war mit nur drei Monaten äusserst sportlich.
Geballte Ladung an Erfahrung als Erfolgsfaktor
Aus diesem Grund machten sich die Verantwortlichen nicht nur auf die Suche nach einer bewährten Software, sondern vor allem auch nach einem erfahrenen Partner, der sie bei der Planung und der Umsetzung des Projekts unterstützen konnte. Die Wahl fiel auf nest und Abacus als Fachapplikation sowie auf OBT als langjähriger nest/Abacus-Partner mit breiter Erfahrung in der Einführung und kundenspezifischen Anpassung von Anwendungen bei Gemeinden in der ganzen Schweiz. Als Rechenzentrumspartner entschied sich der Gemeinderat für die Stadt Chur, die bereits für andere Bündner Gemeinden Informatikdienstleistungen erfolgreich erbringt.
Die kurze Projektlaufzeit von drei Monaten war selbst für die erfahrenen OBT Spezialisten anspruchsvoll. «Dank unserer bewährten Projektmethode auf Basis Hermes 5.1 und einem gut eingespielten, siebenköpfigen Projektteam mit viel Erfahrung konnte die komplette Umsetzung und Datenmigration aber einwandfrei durchgeführt werden», blickt Markus Hauenstein, Leiter Informatik Services und Partner bei OBT, zurück.
Matchentscheidend für den Erfolg war neben der zeitnahen Kommunikation und der Schulung der Mitarbeitenden die umfassende provisorische Datenmigration vor dem Go-Live. «Dieser Schritt war essenziell, um die Datendefizite im Herkunftssystem durch die Gemeinde zu bereinigen und die automatische Datenkorrektur und Dublettenzusammenlegung im Zielsystem durch OBT durchzuführen.»
Mehr Zeit und transparentere Informationen
Für die rund 25 Mitarbeitenden der Gemeinde Bonaduz brachte die Einführung von nest und Abacus vor allem mehr Zeit für die Betreuung und Beratung der Kunden, da verschiedene Arbeitsschritte automatisiert werden konnten. Die in der Gemeinde ansässigen Unternehmen inklusive Haupt- und Nebensitze werden neu in derselben Applikation verwaltet. Der Vorteil: Zuzug, Wegzug oder Umzug, Gründung und Auflösung einer Firma und weitere Informationen werden automatisch registriert. Gleichzeitig nutzte man die Einführung der neuen Finanzanwendungen dazu, um die finanzielle Transparenz zu erhöhen, indem der neue Rechnungslegungsstandard HRM2 nach dem Kontoplan des Kantons Graubünden integriert wurde. Die Automatisierung erforderte von allen am Projekt Beteiligten immer wieder ein umsichtiges Vorgehen. Beispielsweise ist die Lohnadministration in der Verwaltung aufgrund unterschiedlicher Vertragsrechte (öffentlich-rechtlich und privatrechtlich) sehr komplex. «Um eine grösstmögliche Sicherheit zu erreichen, haben wir die Lohnverarbeitung intensiv getestet und nach dem Go-Live gemeinsam überprüft», betont Markus Hauenstein.
Automatisierte Dienstleistungen
Um die Vorteile der Digitalisierung auch an die Bürgerinnen und Bürger weiterzugeben, wurde das Modul «Abacus E-Rechnungen» eingeführt. Damit ist Bonaduz nun in der Lage, die Gebührenrechnungen an die Bevölkerung elektronisch zu versenden. Diese wiederum kann die Rechnungen elektronisch prüfen und begleichen.
In einem nächsten Projekt soll auch die Kreditorenverarbeitung digitalisiert werden. Ziel ist es, die Rechnungen einzuscannen und anhand der erkannten Daten automatisch in Abacus zuzuweisen und zu verbuchen. Die Visierung erfolgt dann via individualisiertem Workflow ohne Medienunterbruch. Die Mitarbeitenden haben jederzeit den Überblick über alle offenen, nicht visierten Kreditorenrechnungen. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass künftig die Originalbelege auf allen Kontoauszügen direkt eingebunden sind und jederzeit (auch von Externen) angeschaut werden können.
Die positiven Rückmeldungen und der reibungslose Einsatz der Applikationen in den vergangenen Monaten zeigen: Dank einer umfassenden Datenmigration und moderner Prozessunterstützung hat Bonaduz in kürzester Zeit einen grossen Schritt in Richtung digitalisierte Gemeinde gemacht.
Gut zu wissen
Das Projekt zeigt, wie die Digitalisierung innert kürzester Zeit zum Nutzen und zur Zufriedenheit einer Gemeinde realisiert werden kann. Dabei gilt es, folgende Punkte zu beachten:
- Prüfen Sie, ob der Anbieter über breite Erfahrung mit der Einführung und Anwendung der neuen Applikation sowie über genügend Ressourcen für die Umsetzung verfügt.
- Stellen Sie sicher, dass die Verantwortlichkeiten und die Projektorganisation bereits in der Initialisierungsphase geklärt sind.
- Stimmen Sie die Terminplanung mit allen Beteiligten gut ab und stellen Sie sicher, dass alle am gleichen Strick ziehen.
- Gleisen Sie Schulungen der neuen Applikationen mit eigenen Daten frühzeitig auf, um die Mitarbeitenden zu befähigen, ihre Aufgaben effizient und korrekt zu bewältigen und die neuen Möglichkeiten auszunutzen.
- Kontrollieren Sie die zu migrierenden Daten und mutieren Sie fehlerhafte Daten aufgrund von Fehlerlisten vor der definitiven Datenmigration im Alt-System.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter Sie auch nach der Einführungsphase des neuen Systems weiterhin mit einer professionellen Supportorganisation unterstützt.
